Vous souhaitez partager les derniers résultats commerciaux avec vos collaborateurs histoire de célébrer les victoires ? Dévoiler un nouveau projet ambitieux ? Annoncer la date du prochain dîner d’anniversaire de la boîte ?
Toutes ces actions relèvent de la communication interne, ce super-pouvoir souvent sous-estimé qui vous permet de relayer des infos clés, garder le contact, renforcer la fameuse culture d’entreprise et souder vos équipes autour d’un même objectif (ou a minima autour d’une pizza).
Explorez nos exemples d’outils numériques et quelques conseils pour rendre vos échanges internes à la fois fluides, efficaces et peut-être même un peu fun !
Il existe une multitude d’outils digitaux capables de faciliter la communication multicanale et la collaboration au sein de votre entreprise. Voici une liste (non exhaustive) de 10 familles d’outils très utiles pour fluidifier les échanges au quotidien !
Le réseau intranet centralise toutes les informations importantes de votre entreprise. Celles-ci vont des ressources institutionnelles, comme l’organigramme de la boîte, les règlements internes ou les modules de formation, aux actualités et aux messages de la direction. Contrairement au tableau d’affichage, vous pouvez y livrer des détails plus confidentiels, l’intranet n’étant accessible qu’aux seuls employés munis d’un identifiant et d’un mot de passe.
Exemple de solution : SharePoint.
Plus funs et moins adaptés aux communications officielles, les réseaux sociaux de votre entreprise facilitent les conversations informelles entre vos collaborateurs. Ils permettent par exemple de créer des groupes thématiques rassemblant les salariés bossant sur un même projet. Nous parlons bien sûr ici des plateformes d’échange internes, comme Yammer, et non pas de vos comptes LinkedIn, Facebook ou Instagram destinés aux communications vers le grand public.
Exemple de solution : Microsoft Viva Engage (ancienmment Yammer).
Les applications de messagerie permettent d’échanger rapidement (« La réunion commence dans 5 minutes ! ») ou de laisser libre cours à des échanges plus informels et essentiels à la cohésion d’équipe (« Qui est dispo pour le dej’ ?»).
Exemples de solutions : WhatsApp Business, Workplace et Microsoft Teams.
Plus que des outils de communication interne au sens strict, les logiciels de partage de documents facilitent le travail collaboratif au sein des équipes. Les personnes qui travaillent sur un même projet peuvent co-éditer des documents partagés, ajouter des commentaires qui seront visibles de tous ou faire des modifications synchronisées en temps réel. Comme ça, chaque utilisateur dispose du même niveau d’information à tout moment.
Exemples de solutions : Google Workspace ou Office 365 sont les plus connues.
Les outils de communication synchrones et asynchrones permettent d’envoyer des messages instantanés ou différés (selon le niveau d’urgence de l’information). Ils sont surtout utilisés pour organiser des réunions en ligne ou des vidéoconférences. Si vos collaborateurs sont dispersés sur plusieurs sites ou si une partie de vos équipes travaille en mode hybride, vous ne pourrez plus vous en passer !
Exemples de solutions : Slack, Zoom et Google Meet.
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Comme leur nom l’indique, les logiciels de gestion de projet facilitent la coordination entre les parties prenantes d’un projet. Le manager peut assigner des tâches à chaque membre de son équipe et suivre leur exécution. Un bon moyen d’avoir une vue d’ensemble sur un projet et permettre à chacun de disposer du même niveau d’information, qu’il travaille depuis les locaux de la boîte, ou pas.
Exemples de solutions : Trello et Asana.
Vous vous êtes déjà demandé(e) ce que vos collaborateurs pensaient de l’entreprise ? Ce qu’ils aimeraient améliorer ? Ou au contraire, ce qu’ils ne changeraient pour rien au monde ? C’est possible grâce aux plateformes de sondages et d’enquêtes qui vous permettent de leur donner la parole et de recueillir leurs suggestions, leurs motifs de satisfaction ou d’insatisfaction et leurs feedbacks, le tout, de manière anonyme.
Exemple de solution : SurveyMonkey.
L’objectif premier des portails de formation en ligne est d’encourager le développement personnel et professionnel de vos collaborateurs via la mise à disposition de ressources éducatives en ligne. Mais aviez-vous déjà pensé à les utiliser pour communiquer sur des programmes internes ? C’est pourtant possible ! Vous pouvez par exemple créer des modules de formation suite à la mise à jour de votre politique de sécurité ou le lancement de votre nouvelle stratégie de lutte contre les discriminations.
Exemples de solutions : LinkedIn Learning ou Udemy for Business.
Stars des services de ressources humaines depuis quelques années, les portails d'onboarding digital facilitent l'intégration des nouveaux employés en leur offrant un accès centralisé à toute une ribambelle d’informations sur votre organisation, depuis l’histoire de la société jusqu’aux documents RH, en passant par les formations initiales et les parcours d’intégration. Ils représentent un outil de communication interne puissant offrant une première porte d’entrée sur votre culture d’entreprise.
Exemple de solution : BambooHR.
Incontournable, l’email est un canal de communication interne très efficace. Vous pouvez l’utiliser pour transmettre des messages officiels ou plus informels, à tout ou partie de vos équipes. Vos emails peuvent même s’accompagner d’un lien renvoyant vers le contenu d’un autre support, comme un article de votre newsletter ou une publication sur votre portail intranet. Petite astuce pour faire la différence : personnalisez vos signatures d’email professionnelles.
Exemple de solution : Letsignit.
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Vous ne voyez pas ce qu’est la signature de mail sur Outlook (ou sur n’importe quelle messagerie professionnelle) ? Mais si ! Il s’agit du petit bloc de texte personnalisé qui peut être inséré en bas de chacun de vos e-mails et de ceux de vos collaborateurs. Il contient des informations corporate, comme le nom, la fonction et les coordonnées de l’émetteur, ainsi que le logo, les couleurs ou la devise de votre entreprise.
Vous pouvez par exemple ajouter une bannière dans vos signatures de mail en interne pour :
Comme pour n’importe quelle action de communication interne, n’oubliez pas de respecter certaines bonnes pratiques, comme conserver une cohérence visuelle entre votre bannière et votre image de marque, mettre à jour régulièrement les informations pour éviter qu’elles ne deviennent obsolètes ou encore privilégier des messages simples. Pour cela, n’hésitez pas à vous tourner vers un modèle de signature Outlook prêt à l’usage comme ceux proposés par Letsignit !
Désolé de vous décevoir, mais il n’existe pas de réponse unique à cette question !
Les supports écrits (aussi appelés touchpoints de la communication interne par les puristes) regroupent tous les canaux papiers par lesquels l’information circule, noir sur blanc, au sein de votre entreprise. des pages de votre journal interne aux affiches informatives punaisées à l’entrée de la cantine.
Si certains de vos employés ne travaillent pas sur ordinateur, comme c’est le cas des personnes effectuant des métiers manuels ou employées sur les chaînes de production, le tableau d’affichage est parfois l’un des seuls canaux de communication interne possibles.
Mais alors, dans quel cas l’utiliser ? Vous pouvez par exemple y accrocher :
On a tendance à l’oublier, mais l’oral reste sans doute le canal de communication le plus évident. Vous savez, ces moments où vous ou vos managers prenez la parole en réunion d’information ou en déjeuner d’équipe pour annoncer les bonnes nouvelles (et celles qui le sont moins…). Ou encore ces discours dans lesquels vous distillez des messages clés de manière officielle (ou de façon plus subtile…) pendant un séminaire, un team building ou la traditionnelle soirée d’anniversaire ou de Noël de l’entreprise.
Plus largement, la communication interne orale est aussi celle que vous utilisez au quotidien, sans même vous en rendre compte, lors de vos échanges informels avec vos collaborateurs et qui vous aide à renforcer le lien avec vos équipes.
L’efficacité d’un outil de communication interne dépend beaucoup de votre stratégie de communication interne, de vos pratiques managériales et de votre capacité à exploiter son potentiel.
Voici quelques exemples de bonnes pratiques pour optimiser votre communication interne :
À vous de jouer !
Vous souhaitez optimiser votre stratégie de communication interne en ajoutant des bannières dans vos signatures d’emails ?
Letsignit est un outil qui vous permet d’ajouter des bannières publicitaires de façon automatisée et centralisée pour tous les collaborateurs de votre entreprise.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution ?
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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