Comment programmer un mail sur Gmail ?

Si vous aviez un super pouvoir, lequel choisiriez-vous ? Pour notre part, ni la téléportation, ni la lévitation, mais la capacité d'envoyer des emails à tout moment, sans même y penser. Oh mais, attendez une seconde... C'est possible avec Gmail, grâce à la programmation de message ! 

Aujourd'hui, on vous explique comment programmer un email sur Google Gmail, comment préparer une réponse automatique, et même comment mettre en place un message récurrent. Du multitasking à en faire pâlir de jalousie Flash l'Éclair. 

Comment organiser un mail Gmail ? 

Dans le monde de l'email, une bonne organisation est essentielle pour des correspondances aussi fluides que le vol de Superman à travers les cieux. Cependant, la question « comment organiser un mail ? » peut être interprétée de différentes manières. 

Au sens rédactionnel, il peut s'agir de savoir comment structurer un email. Ce n'est pas le focus de cet article, mais nous répondons en détail à cette question dans notre billet sur la rédaction d'un email professionnel. 

Dans le contexte de l'envoi d'email, cette question peut aussi signifier : 

• Comment programmer/planifier un mail ? On parle ici d'une action manuelle qui consiste à définir le moment d'envoi. 
• Comment préparer une réponse automatique ? Il s'agit alors de paramétrer un email de réponse envoyé automatiquement selon certains critères, comme l'expéditeur. 
• Comment envoyer un message récurrent ? Ici, on parle de programmer un même email à intervalles réguliers. 

Enfin, la question peut aussi viser à comprendre comment trier ses correspondances sur Gmail. Dans ce cas, rien de plus efficace que les filtres Gmail !

Est-il possible de programmer l'envoi d'un mail sur Gmail ?

Oui ! Gmail propose en effet une fonction de programmation d'envoi de mail. Vous pouvez donc rédiger un message dès à présent et choisir de l'envoyer plus tard, à la date et à l'heure qui vous conviennent.

Une fonctionnalité vraiment pratique avec une myriade d'avantages : 

• Gain de temps et d'énergie : grâce à l'automatistation des tâches, vous n'avez plus à penser à l'envoi d'un mail prévu pour plus tard. Un peu comme avec les règles Gmail, d'ailleurs. 
• Suivi et anticipation des communications : vous êtes certain·e que vos messages s'envoient, sans risque d'oublier de revenir vers un interlocuteur. 
• Optimisation de la stratégie d'envoi : la programmation vous permet d'envoyer vos emails aux heures les plus adaptées et d'augmenter votre taux d'ouverture. 
• Respect des heures de travail, où que soient vos correspondants : utile pour des interlocuteurs sur différents fuseaux horaires. 

Et pour une communication professionnelle encore plus efficace, pensez aussi à faire appel aux alias Gmail. 

Comment programmer l'envoi d'un mail Gmail ? 

Pas besoin d'être Professeur X pour comprendre comment programmer un mail sur Gmail. Après avoir créé votre adresse mail professionnelle, voici comment procéder en quelques clics sur vos différents supports. 

• Connectez-vous à votre compte Gmail. 
• Rédigez un nouveau message. 
• Cliquez sur la flèche pointant vers le bas, à côté du bouton Envoyer en bas à gauche. 
• Cliquez sur Programmer l'envoi. 
• Vous pouvez choisir l'une des propositions de Gmail (demain matin, demain après-midi, lundi matin), ou bien personnaliser le moment d'envoi en cliquant sur Choisir la date et l'heure. 
• Validez : votre email est à présent planifié, et vous pouvez le retrouver dans le dossier « Programmé » de la colonne de gauche. 

Pour programmer un email sur l'application mobile Gmail, la marche à suivre est la même que vous utilisiez un iPhone/iPad ou un Android : 

• Rédigez un nouvel email. 
• Tapez sur les trois points verticaux (Android) ou horitontaux (iPhone/iPad) en haut à droite de la fenêtre de rédaction. 
• Cliquez sur Programmer l'envoi.
• Choisissez la date et l'heure d'envoi et validez. 

Peut-on faire un envoi programmé sur Gmail avec un ordinateur éteint ?

Il est tout à fait possible de programmer un envoi avec Gmail, même quand votre support de travail (ordinateur ou mobile) est éteint. Ceci est dû au fait que l'envoi est pris en charge par le serveur Google et non par votre appareil. Vous pouvez donc éteindre votre écran en toute quiétude : Super Serveur s'occupe du reste. 

Jetez aussi un oeil aux options de synchronisation Gmail pour faciliter vos correspondances, où que vous soyez. 

Peut-on programmer un message sur le chat Gmail ?

Gmail ne propose pas de fonction native (directement intégrée) de programmation de messages sur son chat. Pour contourner cette limite, vous pouvez utiliser un bot, une petite application externe qui vous permet d'automatiser l'envoi de vos messages instantanés. Google Apps Script, par exemple, donne la possibilité d'envoyer des messages programmés. 

À noter : cette application nécessite quelques notions en code. Si ce n'est pas votre fort, confiez donc la tâche au service IT de votre entreprise !

Comment faire une réponse automatique à un mail sur Gmail ?

Vous souhaitez paramétrer une réponse automatique pour vos emails entrants sans avoir à y penser ? Voici comment s'y prendre. 

• Ouvrez Gmail puis rendez-vous dans Afficher tous les paramètres (symbole de roue dentée). 
• Retrouvez l'onglet Réponse automatique. 
• Activez la fonctionnalité, puis sélectionnez la période d'envoi. Rédigez votre message. 
• Cochez la case Envoyer uniquement à mes contacts si nécessaire. 
• Enregistrez. 

Il n'est pas possible de paramétrer une réponse automatique sur l'application mobile Gmail. Cependant, si vous n'avez que votre smartphone en main, vous pouvez facilement contourner cette limite en vous rendant sur Gmail depuis votre navigateur mobile et en suivant les étapes ci-dessus. 

Peut-on envoyer un mail récurrent sur Gmail ?  

Gmail ne permet pas d'envoyer d'email récurrent de façon native. Pour cela, vous aurez besoin de passer par un outil tiers comme Google Apps Script ou Zapier, qui permet d'automatiser certaines tâches sur la messagerie Gmail. 

Si vous utilisez Zapier (une option simple, sans code) : 

• Créez votre compte Zapier. 
• Créez un nouvau Zap, puis choisissez Trigger et « Schedule by Zapier ». Choisissez votre fréquence.
• Choisissez ensuite une action : sélectionnez Gmail => « Send email » puis votre destinataire, votre objet, le corps du mail, etc. 
• Activez le Zap pour valider l'activation de l'envoi récurrent automatique. 

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Vous avez désormais acquis un super-pouvoir : celui de programmer un email sur Gmail à la vitesse de la lumière. Mais regardez, là-haut.;. Est-ce un oiseau ? Un avion ? Non, c'est votre email programmé hier soir qui file dans le ciel virtuel en direction de votre correspondant·e !