Dans l'attente d'un email important du travail, vous recevez enfin une notification indiquant un nouveau courriel. Vous ouvrez votre boîte de réception et... malheur : c'est un email publicitaire d'un restaurant de sushis auquel vous vous êtes inscrit il y a cinq ans. Exaspéré, vous déplacez le mail vers votre corbeille, vous promettant de ne plus jamais commander de plateau de sashimis, pour la peine.
Rien de tout cela ne serait arrivé avec l'alias mail ! Cette adresse mail secondaire, alternative à l'adresse dite « poubelle », facilite le tri dans vos courriers tout en protégeant vos données personnelles.
Présentation de l'alias mail, ses avantages, et comment le créer sous Gmail. Vous allez voir, c'est plus simple que ça en a l'air !
En dissimulant ainsi votre adresse mail principale, l'alias vous garantit d'une part la protection de vos données personnelles, par exemple face aux tentatives de piratage. D'autre part, grâce à son filtre anti-spam, elle facilite le tri de vos correspondances, envoyant les courriers publicitaires presto vers vos indésirables.
Prenons un exemple. Imaginons que vous souhaitiez vous inscrire sur un site de streaming sans utiliser votre adresse mail principale. Vous renseignez un alias à l'inscription. Les communications du site seront envoyées via l'alias vers votre boîte de réception principale, celle que vous utilisez avec votre adresse mail principale. Le jour où vous ne souhaitez plus recevoir de courrier de ce site, il vous suffira de désactiver ou de supprimer l'alias.
« Pourquoi créer un alias mail alors que j'ai déjà une adresse poubelle ? », vous demandez-vous peut-être... Eh bien, pour plusieurs raisons, notamment de sécurité et de gestion !
Un alias mail, ça se crée en 10 secondes top chrono, et ça permet :
L'atout numéro 1 de l'alias mail, c'est la protection de votre vie privée, de vos informations personnelles et de votre compte de messagerie.
D'abord, grâce à cette adresse mail secondaire, votre adresse principale est cachée. Ceci vous garantit d'une part un certain degré d'anonymat si cette dernière comporte votre nom, prénom ou autres données sensibles. Par ailleurs, puisque votre identité est masquée, vous êtes moins vulnérable aux tentatives de piratage et d'usurpation d'identité.
Ensuite, l'alias mail permet de filtrer les spams et autres courriers publicitaires, ainsi que les tentatives de phishing. Avec ses fonctionnalités anti-spam intégrées, tous ces courriers inopportuns, voire risqués, se retrouvent dans la boîte des courriers indésirables. Si vous optez pour un alias basique sans filtre anti-spam, vous pouvez aussi simplement désactiver ou supprimer ce dernier pour empêcher toute communication du site responsable.
Si étiez payé·e au nombre de spams que vous supprimez chaque jour, vous seriez déjà en train de vous prélasser sur un yacht en Méditerranée... La gestion des courriers indésirables et de toute une boîte de messagerie peut faire perdre un temps fou !
L'alias mail vous simplifie la vie en triant automatiquement vos correspondances. D'abord, parce que sa fonctionnalité anti-spam et ses options de filtrage permettent un premier tri automatique.
Ensuite, parce qu'en utilisant une adresse mail pour différents types de correspondances, vous y voyez plus clair dans votre boîte de réception. Par exemple, avec un alias dédié à votre activité professionnelle et un autre à vos échanges personnels, vous avez une meilleure visibilité sur vos courriels et leur degré d'importance.
Entre Netflix, votre site de e-shopping favori, et vos différentes correspondances pro et perso, vous zig-zaguez souvent d'un compte de messagerie à un autre pour relever votre courrier.
L'alias mail vous offre la possibilité de tout centraliser sur une seule et même boîte de réception. Vous ne perdez plus votre temps à vous déconnecter et reconnecter d'un compte de messagerie à l'autre. Plus besoin non plus de créer une nouvelle boîte mail Outlook, Gmail ou Yahoo! pour chaque nouveau type d'activité.
Par ailleurs, en réunissant tout sur un même compte, vous réduisez du même coup votre exposition aux tentatives de piratage et le risque de fuites de données personnelles.
L'alias mail peut aussi être un allié de votre communication ! Parce qu'il est personnalisable en fonction du type de correspondance, il vous permet en effet de créer une communication cohérente et à votre image.
Par exemple, vous pouvez créer un alias marketing@monentreprise.fr et un autre alias communication@monentreprise.fr. Ce faisant, vos différentes correspondances sont classées automatiquement. Votre communication est mieux organisée et plus impactante.
Et pour une communication vraiment pro, découvrez les exemples de mails dans notre guide de rédaction.
Dernier avantage de l'alias mail : sa facilité d'utilisation !
Facile à créer, à supprimer et à désactiver, il est à votre disposition en fonction de vos besoins. Vous pouvez ainsi vous adapter aisément et rapidement aux évolutions de vos correspondances électroniques.
De plus, la plupart des logiciels de messagerie électronique proposent des alias aux fonctionnalités avantageuses. Filtre anti-spam, gestion des réponses des destinataires ou traçabilité des messages, vous retrouverez toute une panoplie d'outils qui vous faciliteront la vie !
Nous ne serions pas 100% objectifs si ne vous parlions pas également des points faibles de l'alias mail. Comme pour tout outil digital, il est important de connaître ces inconvénients pour une utilisation optimale. Ou simplement, pour être certain que l'outil en question vous convient bien !
D'abord, et c'est le plus évident, l'alias mail peut susciter une certaine confusion chez vos destinataires. Ces derniers peuvent finir par se demander à qui ils s'adressent, d'autant plus si vous cumulez plusieurs adresses secondaires. Pour vos communications quotidiennes, comme pour vos courriers ponctuels comme les voeux par email, assurez-vous donc de leur communiquer clairement votre identité !
Ensuite, paradoxalement, l'alias mail peut vous apporter plus de spams qu'avec votre adresse mail principale. Ceci, parce que les spammeurs sont souvent en mesure de détecter les alias, et donc de concentrer leurs mails publicitaires sur ces derniers. Il est donc important de s'assurer que l'on dispose d'un ou plusieurs filtres anti-spams efficaces avant de créer son adresse secondaire.
Troisièmement : avec l'alias mail, une erreur d'inattention peut vous faire passer à côté de courriels importants en raison de la multiplicité des adresses. Vous pouvez par exemple avoir l'habitude qu'un alias vous rapporte des courriels secondaires et manquer de cette façon un email urgent. Quand vous utilisez plusieurs alias, veillez donc à bien consulter chaque email.
Autre technique pour ne rien louper : configurez une réponse automatique qui invite vos correspondants à vous recontacter plus tard ! Voici d'ailleurs quelques exemples de messages d'absence.
Enfin, l'alias mail peut poser un problème de protection de la vie privée dans le cas où vous le partagez à d'autres utilisateurs. Ces derniers peuvent en effet se retrouver sur votre boîte mail principale et avoir accès à vos autres correspondances. Il convient donc, là encore, de faire preuve de vigilance quant aux alias que vous partagez, et à vos utilisateurs secondaires.
Le quotidien en entreprise implique de jongler entre différentes tâches et services. Pour une communication efficace, comme pour maintenir des données sensibles en sécurité, créer plusieurs alias mail peut être judicieux.
D'abord, l'alias mail permet à l'entreprise de cultiver une communication à son image en ajoutant son propre nom de domaine. Tous les alias comportent ainsi le nom de l'entreprise, ce qui améliore sa visibilité en ligne et crée une communication cohérente. De vos échanges courants à vos mails de bonne année, vos clients et collaborateurs perçoivent l'entreprise comme bien organisée, efficiente et dédiée à répondre au mieux à son public.
Ensuite, l'alias mail permet de trier les communications d'un service à l'autre, ce qui rend les correspondances plus fluides et garantit de ne manquer aucun mail. Avec un alias consacré au marketing, un autre à la comptabilité et un autre réservé au service technique, par exemple, votre communication devient une machine bien huilée ! À ce sujet, découvrez aussi comment rédiger un mail professionnel.
Enfin, la fonction de « rempart » de l'alias mail face aux tentatives de phishing, spams et autres piratages est un atout précieux pour une entreprise, dont les données sensibles nécessitent une protection accrue. Comme mentionné précédemment, pour bien tirer parti de cette fonction, il est important de vérifier que les anti-spams sont présents, actifs et efficaces. Mais aussi, de veiller à une bonne gestion des différents alias et de leurs utilisateurs.
Prêt·e à créer votre adresse mail secondaire ? Même si les intitulés et les sections varient en fonction du service de messagerie, la création d'un alias suit généralement les mêmes étapes :
Retrouver la fonction des alias dans les paramètres
Créer son alias mail
Choisir les options de filtrage
Commencez par vous connecter à votre compte de messagerie principale avec vos identifiants administrateur ou utilisateur.
Rendez-vous ensuite dans les paramètres de gestion et d'administration de votre compte. Là, cherchez la fonction dédiée aux alias, que vous pourrez retrouver dans la section « Utilisateurs », « Comptes » ou « Paramètres avancés » selon votre service de messagerie.
L'alias mail étant aussi souvent désigné comme « adresse mail secondaire », vous pourriez également retrouver la section correspondante sous cet intitulé.
Dans la fonction dédiée aux alias, choisissez « Créer un alias » ou « Créer une nouvelle adresse secondaire », selon votre service de messagerie.
Là, vous pouvez entrer le nom de votre alias. Si vous êtes une entreprise, optez pour un alias en accord avec votre communication, par exemple en intégrant votre nom de domaine.
Associez votre nouvel alias à votre adresse mail principale, ce qui permettra un envoi automatique dans votre boîte de réception habituelle.
Au moment de créer votre alias mail, vous aurez la possibilité de configurer le filtrage et la redirection spécifiques à l'alias.
Vous pourrez notamment définir le dossier d'arrivée des messages entrants, ce qui est bien utile pour classer vos correspondances. Associez par exemple votre alias dédié au support technique à un dossier du même nom pour ne jamais manquer les questions de vos correspondants !
Pour effectuer ce paramétrage, rendez-vous dans la section « Tri » ou « Filtrage », selon votre logiciel de messagerie électronique.
Vous voulez profiter des avantages de l'alias mail à moindre frais, c'est-à-dire, sans débourser un centime ?
Bonne nouvelle : la plupart des logiciels de messagerie, dont les plus importantes telles que Gmail, Outlook et Yahoo!, vous donnent la possibilité de créer une ou plusieurs adresses secondaires gratuitement.
Cela dit, pour profiter de fonctionnalités supplémentaires ou pour des comptes professionnels, la création de l'alias peut nécessiter un abonnement payant et varier selon la formule. Par exemple, la messagerie Gmail pour Google Workspace impose une limite d'aliases en fonction de l'abonnement choisi.
La réponse à cette question est multiple et dépend de ce que l'on entend par « avoir la même adresse mail ».
Ainsi, s'il s'agit de savoir si deux personnes peuvent créer la même adresse mail simultanémentt : la réponse est non. Le service de messagerie ne vous permettra pas d'utiliser la même adresse, tout simplement pour garantir la bonne identification de chaque utilisateur.
Cela étant, deux personnes peuvent tout à fait détenir les identifiants pour une seule et même adresse mail. Dans ce cas, la confiance mutuelle est essentielle puisque chacun à des données personnelles.
L'alias mail peut aussi permettre d'utiliser un même compte principal en attribuant une adresse secondaire à une deuxième personne. Même si tous les messages entrants se retrouveront dans la boîte de réception principale, chaque alias pourra être utilisé par une personne différente.
Chaque utilisateur pourra d'ailleurs personnaliser ses correspondances avec d'autres outils, tels que la signature mail Outlook ou Gmail.
Vous utilisez Gmail ? Voici comment créer un alias sur le logiciel de messagerie de Google.
Pour créer un alias Gmail avec la méthode classique :
Il existe une autre méthode rapide pour créer un alias Gmail : la technique du signe « + ».
Dans votre adresse mail principale, avant l'@, ajouter un «+» suivi d'un mot supplémentaire. Par exemple, si votre adresse est monentreprise@gmail.com, vous pouvez créer l'alias monentreprise+marketing@gmail.com.
Vous pourrez ensuite affecter chaque alias à un dossier de réception dans les options de filtrage des alias. Tous les emails reçus via un alias donné se retrouveront ainsi dans un dossier spécifique.
Pour envoyer ponctuellement un email avec un alias Gmail différent, après avoir créé et configuré différents alias, il vous suffit de cliquer sur la ligne d'expédition De, puis de choisir votre adresse d'expédition.
Si en revanche vous souhaitez utiliser un alias de façon permanente, rendez-vous d'abord dans les Paramètres, puis Afficher tous les paramètres. Sélectionnez ensuite Comptes puis sous Envoyer des e-mails en tant que, cliquez sur Utiliser par défaut.
Vous vous êtes trompé·e dans l'envoi de votre mail ? Apprenez comment supprimer un mail envoyé !
***
Vous connaissez désormais tout sur l'alias Gmail, ses avantages, ainsi que les différentes démarches pour sa création. Pour perfectionner votre communication, découvrez aussi comment rédiger un objet mail attractif !
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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Que cela soit grâce à l'alias Gmail, ou bien en créant deux boîtes de messagerie Gmail distinctes, il est tout à fait possible d'avoir deux adresses Gmail. À vous de choisir l'option qui vous convient le mieux !
Pour créer une adresse Gmail secondaire, vous pouvez soit vous rendre dans la console d'administration de votre compte et retrouver la section dédiée aux adresses mail secondaires, soit utiliser la technique du «+» décrite plus haut.
La messagerie de Google permet à ses utilisateurs de créer gratuitement jusqu'à 30 alias en plus de leur adresse mail principale. Pour dépasser cette limite, il faut souscrire à un abonnement payant.
Il n'est pas possible de créer un alias Gmail sans compte Google. Les alias Gmail sont en effet tous reliés à une adresse Gmail principale.
Si votre alias Gmail ne fonctionne pas correctement, vous pouvez vous rendre dans le centre d'aide en ligne de Google, ou bien contacter directement le support technique.
Merci de tourner votre appareil
L'expérience du site fonctionne mieux en orientation portrait
