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C'est encore arrivé : vous avez envoyé par erreur un mail professionnel avec une date de rendez-vous erronée. Et ce n'est pas tout. En lieu et place du lien vers la vidéo de présentation de votre dernier produit, on trouve l'url d'une compilation intitulée « Bébés animaux dans tous leurs états ». C'est mignon, mais pas sûr que ça marche auprès de votre client...
Ne désespérez pas ! Il est encore possible de réparer ces étourderies grâce à l'annulation ou au rappel de mail, deux fonctionnalités disponibles sur Outlook.
On vous montre comment rappeler un mail sur Outlook en quelques étapes sur différents supports et versions du logiciel de messagerie.
Si vous avez effectué des recherches pour comprendre comment supprimer un mail envoyé, vous aurez peut-être remarqué que les expressions « annulation d'envoi » et « rappel de mail » sont très proches, voire confondues. C'est normal : les deux formulations désignent généralement la même chose sur la plupart des services de messagerie.
Cependant, sur Outlook, chaque expression désigne une fonctionnalité spécifique, comme vous allez le voir. Aussi, dans cet article, nous faisons momentanément une distinction entre annulation d'envoi et rappel de mail.
Pour récupérer un mail envoyé par erreur, Outlook, de même que d'autres services comme Gmail, inclut une fonctionnalité d'annulation de l'envoi du mail dans un temps imparti (de 5 à 30 secondes). Dans ce cas, l'email n'a pas encore été délivré au destinataire, et se trouve donc toujours dans le serveur.
Cette fonctionnalité n'est disponible que sur certaines versions d'Outlook : on la retrouve notamment sur Outlook pour Microsoft 365, et elle est également proposée sur Outlook Web (ou Oulook.com, la version en ligne du service de messagerie).
En revanche, il n'est pas possible de faire une annulation d'envoi sur Outlook pour Mac, ni sur les versions plus anciennes d'Outlook (Outlook 2019, 2016 et 2013).
Autre fonctionnalité de récupération d'un email proposée par Outlook : le rappel d'email, qui permet de supprimer un email déjà délivré dans la boîte de réception du destinataire, ou de le remplacer par un autre message. Oui oui, vous avez bien lu ! Une fonctionnalité utile, qui n'est pas disponible avec tous les fournisseurs d'adresse mail.
Cependant, cette fonction de rappel n'est disponible que sur les versions récentes d'Outlook pour Microsoft 365 et celles utilisant un environnement Exchange Server (serveur de messagerie d'entreprise).
Voici d'abord comment utiliser la fonctionnalité d'annulation d'envoi de mail sur Outlook sur les différentes versions du logiciel. Vous allez voir, c'est du gâteau !
Attention : les noms des commandes et onglets peuvent être différents selon la version (plus ou moins récente) et le support que vous utilisez. Si vous ne retrouvez pas exactement les commandes mentionnées, cherchez une commande similaire.
Sur la version en ligne de Outlook, Outlook.com (ou Outlook Web), il est possible de paramétrer un délai pour annuler un email juste après l'envoi.
Voici comment procéder :
Le délai activé et configuré, vous aurez la possibilité d'annuler l'envoi pendant la période de temps sélectionnée. Après avoir envoyé le message, un bouton Annuler s'affichera automatiquement en bas de la fenêtre. Il vous faudra cliquer dans le temps imparti pour interrompre la diffusion de votre email. Passé ce délai, il sera trop tard pour annuler l'envoi !
La version bureau d'Outlook 365 inclut également une fonction d'annulation de l'envoi. Pour l'activer :
Comme pour la version en ligne, Outlook 365 bureau vous proposera d'annuler l'envoi de votre email dans les délais prédéfinis.
Il n'est pas encore possible de paramétrer un délai d'annulation d'envoi directement via l'application mobile de Outlook.
La solution ? Si vous rédigez un email que vous considérez comme « à risque », c'est-à-dire, nécessitant potentiellement une annulation d'envoi, rendez-vous sur votre compte Outlook en ligne depuis votre navigateur mobile. La fonction d'annulation y sera disponible !
Le rappel de mail sur Outlook vous permet d'effacer ou de modifier un email même après qu'il ait été délivré à votre destinataire. Une fonctionnalité bien pratique pour corriger rapidement les erreurs et oublis dans vos courriers électroniques, accessible seulement sous certaines conditions.
Imaginez que vous jouez à « va chercher la balle » avec votre golden retriever (oui, celui mentionné dans l'intro). Une fois qu'elle a quitté votre main, vous ne pouvez plus agir sur la balle, ni la ramener à vous. Cependant, si vous attachez un très long fil à cette balle, vous avez tout le contrôle sur la suite : vous pouvez la ramener à vous rapidement avant que votre compagnon la retrouve pour pimenter le jeu, par exemple.
De la même façon, pour que vous puissiez modifier ou rappeler un email, ce dernier doit être rattaché à vous d'une façon ou d'une autre. En langage email, cela signifie, ne pas quitter votre serveur ! Vous et votre correspondant·e devez donc utiliser le même serveur.
D'où les différentes conditions nécessaires pour pouvoir utiliser la fonction de rappel sur Outlook :
Vous n'avez pas encore de messagerie, ou bien votre version n'est pas à jour pour utiliser le serveur Exchange ? Voici comment créer une boîte mail Outlook.
Voici maintenant comment effectuer rapidement un rappel de mail sur Outlook en 3 étapes toutes simples.
Quand vous effectuez un rappel de mail, il est possible de vous assurer que votre rappel a bien fonctionné de différentes manières.
D'abord, si vous avez coché la case M'avertir si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire, vous recevrez automatiquement l'un des emails suivants :
Si vous n'avez pas coché la case d'avertissement au préalable, pas de panique ! Vous pouvez toujours vérifier l'état du message en vous rendant dans le dossier Éléments envoyés et en faisant un double-clic sur le message.
Magré ces méthodes efficaces pour annuler un email sur Outlook, il arrive que l'on ne réagisse pas assez vite et que l'email erroné soit ouvert par le destinataire. Dans ce cas, le mieux est d'envoyer un email de rattrapage qui permet d'apporter les modifications nécessaires ! Voici 5 conseils pour bien le rédiger !
Vous voulez connaître sur le bout des doigts toutes les bonnes pratiques de rédaction pro ? Voici aussi comment rédiger un mail professionnel.
Première étape pour un email de rattrapage efficace : ne pas attendre pour envoyer ledit mail ! Plus vite vous réagirez, meilleures seront vos chances d'éviter la confusion due à des informations contradictoires. Une réaction rapide est aussi un gage de votre professionnalisme, ce qui est toujours appréciable.
Politesse oblige ! Si vous avez oublié une information ou transmis une donnée erronée dans votre premier mail, il est toujours bon de s'excuser brièvement en reconnaissant l'étourderie.
Nul besoin de vous répandre en explications : une expression simple du type « Veuillez m'excuser pour l'erreur » fera parfaitement l'affaire. Un réflexe qui accroît la confiance chez votre correspondant·e.
Si vous avez des doutes sur la formulation ou le ton à adopter, jetez donc un oeil à nos exemples de mails professionnels pour vous inspirer.
Dans votre email de rattrapage, dissipez rapidement les doutes en fournissant d'entrée les informations manquantes ou en modifiant tout de suite le message. Restez concis·e de façon à ne pas « perdre » votre correspondant·e.
Même après modification, il se peut que votre destinataire soit toujours confus·e quant au contenu de votre message. Pour prévenir cette situation, faites-lui savoir en fin de message que vous restez disponible pour répondre à ses interrogations.
Devinette pour vous : qu'est-ce qui est petit, joli et qui laisse toujours un bon goût ? Non, pas un bonbon acidulé ! Une signature mail, bien-sûr.
À la fin de votre message de correction, n'oubliez pas d'intégrer une signature mail professionnelle qui comprend vos informations personnelles, des liens cliquables, la charte graphique de votre entreprises... bref, tout le nécessaire pour apporter la dernière touche pro à votre message.
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Avec l'annulation d'envoi et le rappel d'email sur Outlook, vos correspondances pro seront toujours fluides ! À ce propos, n'oubliez pas de créer une adresse mail professionnelle pour une communication professionnelle vraiment efficace.
Tout dépend de la fonctionnalité que vous utilisez. Si vous annulez l'envoi du mail comme décrit en première partie d'article, vous disposez d'un délai réglable entre 5 et 30 secondes. Si vous souhaitez rappeler un mail au sens de le supprimer ou le modifier, il n'y a pas de délai prédéfini : tant que l'email n'est pas lu, vous pouvez agir dessus.
Il est possible de modifier un mail envoyé sur Outlook en utilisant la fonctionnalité de rappel. Attention : cette dernière n'est accessible que si vous et votre destinataire utilisez le serveur Exchange.
Vous utilisez Gmail ? Pour pouvoir rappeler un mail envoyé, la seule option est de cliquer sur le bouton d'annulation d'envoi qui apparaît automatiquement après envoi. Découvrez en détail comment rappeler un mail Gmail.
