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À moins d’avoir consacré ces 30 dernières années à méditer au sommet d’une montagne, vous connaissez certainement le GIF. Mais si ! Vous savez ! Cette petite animation humoristique qui ponctue vos échanges avec vos proches et vos collègues !
Ludique et direct, le GIF est devenu au fil du temps l’atout insoupçonné pour une communication efficace. C’est pourquoi aujourd’hui, il est tout à fait possible (voire recommandé) de l’intégrer dans vos emails. Oui oui, y compris vos emails professionnels !
On vous explique tout de suite comment créer et insérer un GIF dans un mail.
Désormais considéré comme un moyen de communication légitime, le GIF est en effet employé par toutes les tranches d’âge dans différents milieux, y compris professionnels. Nul étonnement donc, si vous recevez un GIF de votre grand-mère cherchant à promouvoir son nouveau commerce de tartes maison !
Clair et amusant, le GIF peut s’avérer particulièrement efficace dans votre communication professionnelle. Les avantages du GIF dans un mail professionnel sont multiples :
Cela dit, comme vous le savez, un bon email pro ne repose pas que sur des GIFs bien choisis ! Parcourez donc notre article sur la rédaction d’un mail professionnel pour plus de conseils sur ce sujet.
Convaincu·e du potentiel du GIF dans un courrier électronique ? Nous vous expliquons à présent comment bien l’utiliser pour canaliser pleinement son pouvoir de communication.
Les mails, notamment de nature professionnelle, contiennent la plupart du temps une quantité importante d’informations.
Pour aider votre destinataire à bien assimiler chaque info, il est bon d’aérer votre contenu, mais aussi d’intégrer des illustrations comme des images ou des GIFs.
Du fait de sa nature amusante et dynamique, le GIF capte l'œil de votre lecteur, et lui permet de faire une pause dans sa lecture. C’est aussi une représentation visuelle des idées exprimées dans le corps de votre mail.
Ainsi, le cerveau à la fois reposé et rafraîchi de votre destinataire assimile mieux l’information ! Qui aurait soupçonné le pouvoir d’un petit chat qui tombe d’une étagère, ou d’un raton laveur juché sur un vélo pour transmettre une idée ?
Attention cependant à ne pas abuser du GIF dans votre courrier électronique. Une utilisation modérée est préférable, autant pour éviter la lassitude que pour garder un ton pro !
Qu’il s’agisse d’illustrer un propos ou de promouvoir un clip de votre marque, l’intégration d’une vidéo peut être tentante. Seul problème : c'est techniquement plus lourd et compliqué !
Le format vidéo de manière générale trop lourd pour votre mail, et rien n'indique que votre lecteur ne cliquera pas sur le lien d’une vidéo en ligne.
Intégrer un GIF dans un mail est une excellente façon de mobiliser le pouvoir visuel de la vidéo, sans l’inconvénient du poids ou du lien. Que vous souhaitiez donner vie à votre texte ou fournir un aperçu de votre dernière publicité vidéo, le GIF est un excellent allié.
En plus, dans le cas d’une vidéo plus longue, rien de plus facile que d’ajouter un lien vers ladite vidéo sur votre GIF !
Un mail professionnel doit rester clair et engageant du début à la fin, tout en représentant bien votre marque. À celui-ci, on ajoutera habituellement une signature mail professionnelle et, au besoin, une bannière de communication.
Comme la signature mail est un lieu idéal pour communiquer des messages non intrusifs sous la forme de bannières mail, le GIF peut tout à fait y siéger. Question d'attirer davantage l'attention de votre destinataire. N'hésitez donc pas à y ajouter une image animée, avec des visuels changeants, des titres qui se déplacent, ou un bouton qui change de taille/couleur
Vous savez désormais pourquoi et comment utiliser un GIF dans un courrier électronique. Or, encore faut-il savoir comment le créer. Voici 5 étapes simples pour y parvenir !
Première étape : déterminez le but de votre GIF. Malgré son côté amusant, ce dernier a le pouvoir de devenir un réel outil de communication et devrait donc être pensé comme tel. Pour que votre message soit bien reçu, il convient donc de le choisir en fonction de son rôle spécifique au travers de votre stratégie de communication.
Quelques idées d’objectifs pour votre futur GIF :
Seconde étape : sélectionner une banque de GIFs ou un outil de création. Si vous souhaitez spécifiquement insérer un GIF dans votre signature, il existe par ailleurs plusieurs outils de signature mail performants (si l'objectif est d'uniformiser et d'intégrer votre GIF dans plusieurs signatures, pensez à Letsignit).
Il existe de nombreuses banques de GIFs, dont notamment Gifing ou Motion Elements. Par une simple recherche, ces banques vous donnent accès à des milliers de GIFs (et autres contenus tels que des vidéos) adaptés à vos besoins.
Attention, certaines banques nécessitent une inscription (souvent gratuite) pour pouvoir télécharger des GIFs.
Certaines banques intègrent également un outil de création de GIFs personnalisés. C’est le cas de GIPHY, référence en matière de GIFs, qui a déjà conquis les réseaux sociaux comme Instagram ou Facebook Messenger.
La première image de votre GIF est l’élément le plus important à sélectionner. C’est elle qui « attrape » l'œil de vos destinataires. Elle sera aussi la seule à s’afficher si votre GIF met du temps à charger ou s'avère être dysfonctionnel !
Au moment de créer votre GIF animé, veillez donc à sélectionner une première image claire, engageante et en accord avec l’objectif principal (voir étape 1 !).
Un GIF qui « freeze », ça fait un peu blague qui tombe à plat… Quand un GIF ne s’anime pas, le message n’est pas délivré et donc clairement, l’effet recherché n’est pas atteint.
Pour être certain·e que votre messagerie prenne en charge votre GIF et que ce dernier s’anime de la bonne façon, veillez donc également à optimiser son poids.
Satisfait·e de votre GIF ? Fantastique ! Avant de l’utiliser, quelques vérifications de dernière minute s’imposent.
Il faut savoir que même les services de messagerie les plus performants tels que Outlook peuvent avoir des difficultés à prendre un GIF en charge. Pour être certain que ce dernier fonctionne, faites donc un test en envoyant un courrier électronique à votre propre adresse.
Vous pouvez également utiliser un outil d’emailing pour prévisualiser votre mail avec son GIF.
Objectif défini, GIF prêt, le moment est venu d’insérer votre création animée dans un email !
Pour mettre un GIF dans un mail, la procédure peut varier d’un service de messagerie à l’autre, mais elle reste simple dans tous les cas. Avant d’entrer dans le détail, commençons par les bases…
Des copier-coller, vous en faites par douzaines chaque jour. Mais pour une raison mystérieuse, vous ne parvenez pas à coller un GIF ! En fait, vos difficultés sont justifiées, car l’opération n’est pas toujours possible selon l’origine de votre image animée.
Par exemple, il n’est pas possible de faire un copier-coller à partir de la banque GIPHY. Cette dernière vous permet seulement d’intégrer votre GIF à partir d’un lien à copier.
Pour certaines autres banques, le téléchargement est possible. Une fois votre GIF téléchargé, vous pouvez faire un simple copier-coller comme vous le feriez avec du texte ou une image.
Depuis votre messagerie, vous pouvez également utiliser l’option « Insérer une image/un média » et simplement sélectionner votre GIF depuis votre ordinateur.
Pour insérer un GIF dans un mail Outlook :
Pour mettre un GIF dans un courrier électronique Gmail, deux solutions s’offrent à vous.
Pour intégrer un GIF dans un mail depuis votre messagerie Mac, c'est très simple ! Vous pouvez simplement le faire glisser dans le corps de votre courrier électronique. Et voilà !
Il est aussi possible de l’insérer en cliquant sur le petit trombone en haut à droite de votre barre d’outils et en sélectionnant le GIF depuis votre ordinateur.
Si vous êtes en entreprises et souhaitez intégrer une campagne de communication ou un message sous forme de GIF à l'ensemble de vos collaborateurs, l'outil de signature mail de Letsignit peut vous aider !
Avec notre outil de création et de gestion de signature mail, vous pouvez non seulement uniformiser l'ensemble des signatures de vos collaborateurs, mais aussi ajouter facilement un GIF à l'ensemble des signatures. Pourquoi ne pas utiliser la puissance de la signature mail et les avantages du GIF pour communiquer des messages à impact ?
En espérant que cet article ait pu vous faire découvrir plus en détail l'univers du GIF et du mail !
Au plaisir de vous recroiser sur nos prochains articles de blog ou pour discuter de signatures mail.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
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