Conseils
8
November
2024

Comment créer et partager un fichier VCF (vCard) ?

Par
Guillaume De la Sablonnière
Content Factory Manager

Vous aimeriez savoir comment créer une partager un fichier VCF vCard ? C'est probablement plus simple que vous ne le pensez !

Comme nous venons de lancer notre toute nouvelle fonctionnalité vCard chez Letsignit, nous nous sommes dit que c'était un moment parfait pour revenir sur les bases de celle-ci. Voici donc tout ce que vous devez savoir sur le sujet de la vCard (aussi appelée « carte virtuelle ») !

Définition : qu'est-ce qu'une vCard ?

Pour faire simple : la vCard se présente sous forme d'un fichier texte avec l'extension .vcf (Virtual Contact File). Créée par Consortium Versit (initiative regroupant Apple Computer, AT&T, IBM et Siemens) en 1990, la vCard avait pour objectif de devenir la nouvelle carte d'affaires virtuelle de ce monde en plein virage numérique. De l'anglais vCard signifie : « v » pour virtual (virtuel) ou Versit (de Consortium Versit) et « card » pour, eh bien, carte.

À quoi sert la vCard ?

Ce format universel facilite l'échange de coordonnées entre différents systèmes et applications.

Les vCards s'avèrent particulièrement utiles pour :

Polyvalents et parfaitement intégrés aux nombreux outils technologiques modernes (smartphones, logiciels de messagerie, différents systèmes d'exploitation, etc.), ces fichiers sont désormais largement utilisés par des millions de personnes.

Quelles informations peut contenir une vCard ?

Informations vCard

Le concept de la vCard est assez simple : proposer une structure simple, mais standardisée pour stocker et partager facilement diverses données personnelles ou professionnelles.

Une vCard inclut généralement les informations suivantes :

  • Nom complet et titre ;
  • Coordonnées (téléphone, email, adresse postale) ;
  • Informations professionnelles (entreprise, fonction) ;
  • Liens vers les réseaux sociaux ;
  • Photo et logo.

Et parfois, selon les cas, il est aussi possible d'ajouter une foule d'informations supplémentaires, par exemple :

➔ Le sexe ;
➔ Le type de logiciel de messagerie utilisé ;
➔ La langue utilisée ;
➔ Des coordonnées géographiques ;
➔ Des tags ;
➔ La date d'anniversaire ;
➔ Des notes supplémentaires ;
➔ Etc.

Il suffit à la personne qui crée la carte de choisir les informations qui l'intéresse.

Par exemple, chez Letsignit, nous faisons remonter systématiquement les informations suivantes dans les vCard des collaborateurs de nos clients (informations qu'ils ont ensuite la possibilité de conserver ou de cacher) :

➔ Nom ;
➔ Prénom ;
➔ Nom de l'entreprise ;
➔ Numéro(s) de téléphone ;
➔ Fonction ;
➔ Email ;
➔ Photo de profil.

Outil vCard Letsignit

C'est quoi un contact VCF ?

Contact vcf vCard

Un fichier VCF (Virtual Contact File) est un format standardisé pour encoder et partager les informations de contact d'une personne. En réalité, un contact VCF et une vCard, c'est (presque) la même chose.


La structure interne du fichier .vcf est composée de champs qui sont délimités par des balises spécifiques.

Le contenu d'un fichier VCF débute toujours par « BEGIN:VCARD » et se termine par « END:VCARD ». Entre ces balises, on trouve des lignes de type « PROPRIETE:VALEUR ».

Par exemple :

« N:Nom;Prénom » pour le nom complet ;
« TEL:+33123456789 » pour le numéro de téléphone ;
« EMAIL:adresse@email.com » pour l'adresse mail ;
« ROLE:Content Factory Manager » pour le rôle de la personne au sein de l'entreprise ;
« LANG:fr-FR » pour la langue parlée du contact ;
« BDAY:19900109 » pour la date d'anniversaire (en format AAAAMMJJ) ;
Etc.

Pour savoir quelles informations vous pouvez ajouter, vous pouvez vous référer à la page Wikipédia de la vCard qui est très complète sur cet aspect.

Info un peu plus technique : les fichiers VCF peuvent également inclure des données plus complexes, comme des photos ou des logos, encodés en base64. De plus, la compatibilité entre différents systèmes est assurée par l'utilisation de l'encodage « Quoted-Printable » pour les caractères spéciaux.

Quelle est la différence entre une vCard et un fichier VCF ?

Bien que souvent confondus, vCard et VCF ne veulent pas dire EXACTEMENT la même chose. La « vCard » est une carte de visite virtuelle créée sous forme d'un ensemble de données qui suivent une structure spécifique, alors que « VCF » représente l'extension de fichier (.vcf) associée à la vCard.

Comment ouvrir et exporter un fichier VCF (vCard) ?

Ouvrir fichier vcf

Ouvrir un fichier VCF

Vous vous demandez avec quoi vous pouvez ouvrir un ficher vCard ? C'est assez simple. Encore faut-il savoir ce que vous entendez exactement par « ouvrir » :

  1. Si vous souhaitez ouvrir un fichier VCF pour le modifier, alors un simple éditeur de texte —comme Bloc-notes sur PC et TextEdit sur Mac— peut permettre de l'ouvrir et de le modifier ;
  2. Si vous souhaitez importer un fichier VCF sur votre smartphone ou sur votre ordinateur pour l'ajouter à vos contacts, alors le fait de sélectionner le fichier VCF devrait lancer votre application de Contacts ou autre application par défaut pour importer le contact en question.

Et comment importer un fichier .vcf sur Microsoft Outlook et Gmail ?

  • Microsoft Outlook : importez le fichier en allant sur Fichier > Ouvrir et exporter > Importer ;
  • Gmail : pour importer votre fichier VCF, allez dans l'application « Contacts » > Importer > Sélectionner un fichier.

Et pour exporter un fichier VCF ?

Comme pour l'importation, l'exportation de fichiers .vcf est assez simple. Voici comment procéder :

Sur PC/Microsoft Outlook :

  1. Ouvrez Outlook et allez dans Contacts ;
  2. Sélectionnez les contacts à exporter ;
  3. Cliquez sur le bouton droit de la souris ;
  4. Choisissez « Transférer un contact » ;
  5. Puis sélectionnez « Comme carte de visite » ;
  6. Ne reste plus qu'à vous l'envoyer à vous-même ou à la personne qui souhaite la télécharger !

Sur Mac (application par défaut) :

  1. Ouvrez l'application « Contacts » ;
  2. Sélectionner le ou les contacts que vous désirez exporter ;
  3. Faites un clic droit sur ceux-ci et choisissez « Exporter la vCard... » ;
  4. Sélectionnez l'emplacement du fichier et nommez-le ;
  5. Cliquez sur « Terminer ».

Sur Gmail :

  1. Allez sur contacts.google.com ;
  2. Sélectionnez les contacts à exporter ;
  3. Cliquez sur « Plus > Exporter » ;
  4. Choisissez « vCard » comme format d'exportation ;
  5. Cliquez sur « Exporter » ;
  6. Le fichier .vcf sera téléchargé.

Comment partager une vCard ?

Partager fichier vcard

Alors, pour partager une vCard, vous avez plusieurs possibilités :

  • Vous pouvez partager directement le fichier .vcf ;
  • Vous pouvez faire un partage de contacts à partir de votre application de contact par défaut, que ce soit sur ordinateur ou sur mobile ;
  • Sur iPhone, vous pouvez aussi rapprocher deux appareils et confirmer le partage lorsqu'une notification apparaît (c'est la fonction « NameDrop », disponible uniquement à partir de iOS 17).

Chez Letsignit : notre fonctionnalité vCard permet à nos clients de générer des vCards en un clic pour l'ensemble de leurs collaborateurs. Dès qu'une vCard est créée, une URL unique et un code QR unique sont créés. Vous pouvez donc, au besoin, partager votre URL unique, votre code QR ou ajouter votre lien vCard à même vos modèles de signatures mail !

Quel logiciel pour ouvrir un fichier VCF ?

Pour modifier un fichier .vcf de façon simple, un outil de traitement de texte (Bloc-notes, TextEdit) peut faire l'affaire. Or, pour aller plus loin dans la manipulation et la visualisation de votre vCard, certains logiciels spécialisés pourraient vous intéresser.

Voici quelques options gratuites :

  • SysTools vCard Viewer (PC) : gratuit, il permet d'afficher les détails des contacts et les photos associées ;
  • Turgs vCard Viewer (PC) : offre une interface intuitive pour parcourir rapidement de multiples fichiers VCF ;
  • vCard Viewer (Mac) : une solution tout-en-un pour gérer ses contacts professionnels et personnels ;
  • Contacts VCF (Android) : application permettant de gérer ses contacts et de modifier le fichier .vcf directement sur smartphone.

Comment lire les contacts dans un fichier VCF ?

Lire contacts fichier vcf

Pour extraire les données d'un document .vcf, vous pouvez tout simplement l'ouvrir via un éditeur de texte (tel qu'expliqué précédemment). Or, cette approche peut s'avérer peu pratique pour de grands volumes de contacts.

Les outils gratuits énoncés dans la section précédente peuvent facilitent la lecture de ces informations. Pour une analyse simple, vous pouvez aussi passer par votre outil de messagerie (par ex. Outlook, Gmail ou iCloud) et y déposer directement votre fichier.

Pour une analyse approfondie, un bon script Python ou certains logiciels spécialisés (et payants) peuvent vous aider à aller encore plus loin.

Comment créer une vCard ?

Vous pouvez créer votre vCard en format VCF de plusieurs façons :

  • En ayant Letsignit ! (C'est l'option simple, professionnelle et sans prise de tête). La fonctionnalité vCard de notre outil de signature mail permet de générer une vCard en un clic pour l'ensemble de vos collaborateurs ;
  • Vous pouvez remplir votre propre fiche d'informations (« Contacts > Ma fiche » sur iPhone et « Contacts > [Nom de mon profil] » sur Android) ;
  • Sur Outlook et Gmail : vous pouvez créer un nouveau contact et remplir les différents champs. Vous pourrez par la suite exporter ces informations au format .vcf ;
  • Sur ordinateur, vous pouvez aussi aller sur des sites comme vcardmaker.com pour générer une vCard simplement.

Pour les personnes qui ont envie de pousser la chose un peu plus loin et de créer leur propre vCard à la mano, il est aussi possible de la construire de 0 à partir d'un simple éditeur de texte.

Voici un modèle de base que vous pouvez récupérer au besoin :

BEGIN:VCARD
VERSION:3.0
FN:Guillaume Letsignit
ORG:Letsignit
TEL:123456789
EMAIL:guillaume@letsignit.com
URL:letsignit.com
END:VCARD

On recommande d'éviter les caractères spéciaux encodés (ex. « / » et « ? ») qui peuvent rendre la lecture directe difficile.

Comment lire un fichier vCard ?

En réalité, c'est tout simple. Il suffit d'ouvrir votre fichier .vcf dans éditeur de texte basique, puis de repérer les balises clés comme « BEGIN:VCARD » et  « END:VCARD » qui délimitent chaque contact.

Les informations essentielles se trouvent entre ces balises et sont identifiées par des préfixes spécifiques :

➔ « FN: » pour le nom complet ;
➔ « TEL: » pour les numéros de téléphone ;
➔ « EMAIL: » pour les adresses électroniques ;
➔ « N:Nom;Prénom » pour le nom complet ;
➔ « TEL: » pour le numéro de téléphone ;
➔ « EMAIL: » pour l'adresse mail ;
➔ « ROLE: » pour le rôle de la personne au sein de l'entreprise ;
➔ « LANG:fr-FR » pour la langue parlée du contact ;
➔ « BDAY:19900109 » pour la date d'anniversaire (en format AAAAMMJJ) ;
➔ Etc.

N'hésitez pas à utiliser des scripts personnalisés pour automatiser l'extraction d'informations spécifiques à partir de fichiers vCard volumineux.

Comment digitaliser une carte de visite ?

Vous avez une carte de visite professionnelle et souhaitez la transformer en une carte de visuelle virtuelle ? Ici aussi, plusieurs options s'offrent à vous :

  1. Vous pouvez générer automatiquement les vCard des collaborateurs de votre entreprise pour les partager sous forme de liens ou de QR codes. C'est par exemple la fonctionnalité que nous offrons chez Letsignit (en plus de permettre de partager vos vCard à même vos signatures mail !) ;
  2. Vous pouvez créer une carte virtuelle vous-même en passant par une application ou en créant votre propre fichier VCF. Pour en savoir plus, vous pouvez relire la section « Comment créer un fichier vCard ? » ;
  3. Sinon, vous pouvez numériser vos cartes physiques existantes à l'aide d'une application du type covve. Cette approche est intéressante si vous souhaitez à tout prix conserver l'aspect esthétique de votre carte de visite actuelle ou si vous recevez de nombreuses cartes de gens que vous rencontrez ;
  4. Et enfin il y a l'étape intermédiaire : où vous conservez votre carte physique, mais en y ajoutant un QR code. Avec un scan de ce code QR sur smartphone, une personne pourra être redirigée vers une carte de visite virtuelle que vous aurez créée au préalable.

Comment convertir sa vCard en un nouveau format ?

Comment convertir un format VCF en CSV ?

Il est tout à fait possible d'effectuer la conversion d'une vCard au format .vcf en un fichier .csv.

Voici les étapes pour y parvenir simplement :

  1. Ouvrez le document VCF avec un éditeur de texte basique (ex. Bloc-notes sur PC, TextEdit sur Mac) ;
  2. Copiez le contenu et collez-le dans un tableur comme Excel, Google Sheets ou Libre Office ;
  3. Utilisez la fonction « Texte en colonnes » pour séparer les données ;
  4. Sélectionnez le délimiteur approprié (virgule ou point-virgule) ;
  5. Ajustez les en-têtes de colonnes selon vos besoins ;
  6. Et finalisez en enregistrant le tout au format CSV.

Et c'est tout !

Pour automatiser le processus, vous pouvez aussi utiliser des outils en ligne comme AnyConv ou CloudConvert. Si vous devez faire cette manipulation de façon régulière, pensez plutôt à créer un script Python (voir notre section « Comment lire les contacts dans un fichier VCF), pour faire le tout automatiquement et pousser la structuration de vos données encore plus loin.

Comment convertir un format VCF vers vCard Excel ?

Pour transformer vos contacts en tableur Excel ou Google Sheets, plusieurs méthodes s'offrent à vous.

  1. Vous pouvez utiliser un logiciel spécialisé pour simplifier grandement le processus. Des outils comme VCF Converter ou Excel VCF Wizard permettent une migration rapide et précise des données ;
  2. Alternativement, vous pouvez opter pour une approche manuelle :
grosse flèche qui pointe vers le bas
  • Ouvrez votre fichier .vcf avec un éditeur de texte ;
  • Copiez simplement son contenu  et collez-le dans un document Excel (ou Google Sheets) ;
  • Utilisez la fonction « Texte en colonnes » pour séparer les informations ;
  • Et voilà, votre fichier Excel ou Google Sheets et formaté et prêt à l'emploi !

Bien sûr, veillez à bien vérifier l'intégrité des données après cette transformation.

Et la fonctionnalité vCard de Letsignit, on en dit quoi ?

vcard carte virtuelle Letsignit

La nouvelle fonctionnalité vCard de Letsignit a été conçue pour simplifier, voire automatiser, le partage des vCards des collaborateurs d'une entreprise. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez générer les vCards de tous vos collaborateurs en un seul clic, sans avoir à éditer des fichiers texte ou à créer des codes Python complexes. Le partage est ensuite facile et rapide, via un code QR ou directement intégré à la signature mail des collaborateurs.

Fini les opérations compliquées pour s'assurer du partage des bonnes informations ! Les coordonnées se mettent à jour automatiquement en fonction des informations de votre Active Directory. Plus besoin d'intégrer manuellement un fichier .csv dans votre base de données à chaque modification de numéro de téléphone ou d'adresse : toutes les vCards se mettent à jour en temps réel.

Alors, en plus d'automatiser vos signatures mail, pourquoi ne pas automatiser vos vCards ?

Demande de démo vCard
À propos de l'auteur
Guillaume est Content Factory Manager chez Letsignit ! Grâce aux mots, il crée divers contenus (textuels, vidéos, et dans les cas les plus extrêmes, télépathiques) pour augmenter la visibilité de Letsignit sur le web. La légende veut qu'à l'âge de 3 ans, Guillaume ait construit sa première stratégie marketing web multicanale à l'aide d'un dictionnaire, d'un biberon et d'un peu d'encre de Chine. On ne sait pas si cela est véridique, mais du moins, c'est ce qu'on raconte...
À propos de Letsignit
Letsignit est une solution de gestion de signatures mail qui permet aux organisations de transformer les signatures mail de leurs collaborateurs en un média d'engagement 1-1 puissant pour leurs marques et leurs campagnes.

Questions
Fréquentes

1

Is it possible to track the number of clicks on email signatures?

Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.

You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.

If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.

2

Can we add links to social networks, our website, and appointment-setting applications such as Calendly?

With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.

And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.

3

Can employees update their signature information themselves (number, function, etc.)?

It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.

This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.

4

Why it is important to standardize our email signatures on a large scale to ensure our identity and brand image?

It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!

A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.

With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.

5

What is the user experience like for our employees?

What is the user experience like for our employees?

  • If you opt for the Letsignit Add-in for Outlook, they will have a dedicated space in their Outlook account where they will be able to view the signatures and campaigns assigned to them.
  • If you opt for the Letsignit Desktop APP, they will be able to preview all their signatures and campaigns in this space. If they want to change their default signature to another one when sending an email, this will be done in their signature library in Outlook.

In both cases:

  • They preview their signature before sending an email and choose from signatures assigned to them.
  • Based on the permissions granted, they will also be able to modify their personal information such as their name, position, or address in these spaces.

In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.

6

Can my employees have multiple signatures available to them?

With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.

Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:

Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.

7

Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

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Regarding “Green IT,” have you implemented measures to limit the digital footprint of email signatures?

If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.

As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:

  • Optimization of the weight of signatures and campaigns in emails.
  • Green features: lightening of signatures during response/transfer emails, possibility of not embedding images, implementation of lighter signatures for internal exchanges.
  • Integration of a 'Switch to Teams' widget to encourage your employees to continue their exchanges via chat, rather than email.

As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.

Questions
Fréquentes

1

Un fichier VCF, c'est quoi ?

Si vous n'avez pas encore compris, c'est peut-être parce que nous n'avons pas utilisé les bons mots. Alors, voici une autre explication :

Un fichier .vcf, c'est un document texte qui peut être lu par différents appareils. Une fois importé sur votre smartphone ou dans l'application appropriée sur votre ordinateur, votre fichier VCF prend l'apparence de 1 ou plusieurs contacts. C'est la fameuse vCard !

La vCard se trouve sous forme d'un fichier avec une extension « .vcf » et peut être lue par la plupart des appareils, ce qui facilite grandement son partage.

2

Peut-on créer une vCard gratuitement ?

Absolument ! De nombreuses options sans frais existent pour générer votre vCard personnalisée.

Voici les principales :

1 - Comme nous l'avons mentionné, vous pouvez créer votre fichier .vcf vous-même à l'aide d'un éditeur de texte, et bien sûr, cette option est totalement gratuite !

2 - Sinon, vous avez aussi la possibilité d'utiliser des plateformes en ligne comme vcardmaker.com pour la générer simplement et en quelques clics.

3 - Vous pouvez aussi utiliser votre logiciel de messagerie (Outlook, Gmail, Apple Mail, Thunderbird, etc.) et y créer un contact à votre nom que vous pourrez ensuite partager sous forme de fichier .vcf.

4 - Enfin, vous pouvez utiliser l'application native sur votre ordinateur (Contacts sur Mac, Personnes sur PC) ou sur votre smartphone pour configurer votre fiche personnelle. Vous n'avez ensuite qu'à partager cette fiche aux personnes intéressées !

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Vous cherchez un outil pour gérer vos signatures mail ?

Créez, gérez et déployez les signatures mail de tous vos collaborateurs en quelques clics grâce à Letsignit.
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