La meilleure façon de créer, gérer et mettre à jour les signatures mail de toutes vos équipes

En optant pour l'offre ‘Campaigns’, il est possible de suivre le nombre de clics sur les signatures mail de tous vos collaborateurs dans l'espace ‘Statistiques’ de la plateforme.

Vous accédez alors à une vue détaillée ou globale du nombre de clics sur les signatures mail de chaque collaborateur. Vous pouvez utiliser l'option de recherche pour cibler une signature spécifique ou une période donnée. Enfin, vous avez la possibilité d'exporter toutes les statistiques dans un document Excel. Si vous lancez des campagnes via l’insertion de bannières dans vos signatures mail, vous pouvez également avoir accès à leurs performances via ce même espace.

Avec Letsignit, vous pouvez ajouter facilement des pictogrammes réseaux sociaux dans les signatures mail de vos collaborateurs et renvoyer vers vos profils “entreprise”. Aussi, notre fonctionnalité "attributs" vous permet de gérer des URL personnalisées pour chacun de vos collaborateurs afin de rediriger vers leur compte LinkedIn par exemple.

Et ce n’est pas tout : vous pouvez ajouter des liens vers une application de prise de rendez-vous, permettre à vos clients de laisser des avis facilement, intégrer notre widget ‘Chat on Teams’ pour permettre à toute personne de lancer une discussion via le tchat Teams de Microsoft.

En tant qu'administrateur de la plateforme Letsignit, vous avez la possibilité de choisir d'accorder ou non les droits de modification à vos collaborateurs. Ces autorisations sont gérées pour chaque attribut, ce qui signifie que vous pouvez décider d'autoriser le collaborateur à changer son numéro de téléphone, mais pas l'adresse de vos locaux, par exemple.

Cette fonctionnalité s'applique à tous les attributs présents dans votre annuaire, y compris les attributs personnalisés créés sur Letsignit. Lorsque vos collaborateurs modifient un ou plusieurs attributs, votre annuaire n'est évidemment pas impacté.

Il arrive fréquemment que des collaborateurs s’approprient leur signature mail : format personnalisé, mauvaise typographie, couleur incohérente à la charte graphique… Tout cela a un impact sur votre marque !

Une identité visuelle et cohérente est considérée comme authentique et surpasse de 20 % celle qui est perçue comme faible. Et, vos clients seraient donc 2,4 fois plus enclins à acheter vos produits.

Avec Letsignit, reprenez le contrôle sur votre identité de marque en uniformisant l’ensemble de vos signatures mail. Notre outil dispose de nombreuses de fonctionnalités qui permettent de personnaliser vos signatures par service, par audience ou encore par filiale. Sans oublier la possibilité de réaliser des campagnes de signature mail grâce à notre offre ‘Campaigns’.

Grâce à Letsignit, une fois le déploiement effectué, vos collaborateurs n’ont rien à faire.

• Si vous optez pour l’Add-in Letsignit pour Outlook, ils bénéficieront d’un espace dédié dans leur compte Outlook où ils pourront visualiser les signatures et campagnes qui leur sont attribuées.
• Si vous optez pour l’APP de bureau Letsignit, ils pourront prévisualiser toutes leurs signatures et campagnes dans cet espace. S’ils souhaitent changer leur signature par défaut pour en choisir une autre lors de l’envoi d’un email, cela se fera dans leur bibliothèque de signature dans Outlook.

Dans les 2 cas :

• Ils prévisualisent leur signature avant l’envoi d’un mail.
• Si vous leur donnez les droits nécessaires, ils pourront également modifier leurs informations personnelles telles que leur nom, leur poste ou leur adresse dans ces espaces.

En bref, ils deviennent autonomes dans la gestion de leurs signatures mail, mais vous gardez le contrôle sur celles qui leur sont attribuées, et les informations qui y sont affichées.

Avec notre fonctionnalité “multi-signatures”, vos collaborateurs peuvent bénéficier de plusieurs signatures mail. Aucune manipulation technique n’est requise. Grâce à notre Add-in pour Outlook ou l’APP Desktop, ils n’ont que quelques clics à faire pour changer de signatures mail à leur guise.

En ce qui concerne la création des signatures mail, vous pouvez réaliser plusieurs déclinaisons :

• Une version anglaise, espagnole, etc. pour l’adapter à votre interlocuteur
• Un modèle de signature avec différentes bannières de communication.
• Un modèle avec différents formats de votre logo selon vos filiales.
• Une signature adaptée à vos filiales.
• Une signature avec une bannière mail spécialement réservée aux échanges internes.
• Une version allégée et simplifiée pour la réponse ou le transfert des emails.

Tout a été pensé pour aller plus loin dans le processus de personnalisation selon le destinataire de vos emails.

Si l’envoi d’emails a un impact, les signatures mail non optimisées en ont un aussi. Un format inadapté ou une image trop lourde alourdit considérablement le poids de vos signatures et celui de vos emails…

En tant qu’acteur économique responsable, nous contribuons à réduire nos émissions de CO2 et celles de nos clients en développant une solution et des usages plus vertueux :

• Optimisation du poids des signatures et des campagnes dans les emails ;
• Fonctionnalités vertes : allègement des signatures lors des emails réponse /transfert, possibilité de ne pas embarquer les images, mise en place de signature plus légère pour les échanges en interne
• Intégration d’un widget ‘Switch to Teams’ pour inciter vos collaborateurs à poursuivre leurs échanges via le chat, plutôt que par email

De plus en plus impliqués dans des initiatives liées à la durabilité, nous avons pour priorité en 2023 le développement d’encore plus de fonctionnalités Green-IT.