Prospection par mail : conseils et exemples

Comme le dit la maxime populaire : « On n'a jamais une deuxième chance de faire bonne première impression ! ».

Un dicton dont la sagesse se vérifie jusque dans nos interactions professionnelles. Prenez le mail de prospection par exemple. Dès les premières lignes, il peut soit intriguer, soit dissuader complètement votre correspondant de collaborer avec vous, selon la façon dont il est formulé.  

Il est donc essentiel de bien le soigner pour se créer de nouvelles opportunités de collaboration ou de vente. Parce qu'on veut votre succès, voici notre guide complet du mail de prospection, avec plusieurs exemples à l'appui !

Comment rédiger un mail de prospection ? Nos 20 conseils

Oui oui, vous avez bien lu, 20 conseils pour rédiger votre mail de prospection, pas moins ; parce que votre réussite n'a pas de prix. Appliquez-les, et vos mails deviendront de vrais aimants à contrats !

Votre email pro n'a pas nécessairement vocation à prospecter, mais vous avez tout de même besoin de conseils de rédaction ? Découvrez aussi comment rédiger un mail professionnel.

Avant de vous lancer tête baissée dans la rédaction de votre email de prospection, il vous faut préparer le terrain en effectuant un petit travail de recherche sur votre correspondant !

Rassemblez toutes les informations pertinentes pour définir sa persona : sa tranche d'âge, sa catégorie socio-professionnelle, et surtout, ses attentes et ses besoins.

Avec ces données en main, vous pourrez adapter votre propos et votre ton de façon à ce que votre message trouve une vraie résonance chez votre prospect. Plus vous modulez votre message selon le profil particulier de votre lecteur, plus ce dernier sera susceptible de donner suite à votre email.

N'oubliez pas : votre destinataire reçoit probablement des emails par douzaines. Pour que votre missive se distingue dans cette masse, n'hésitez pas à la personnaliser en intégrant le nom de votre lecteur.

L'objet mail, c'est ce texte petit mais puissant que votre prospect voit en premier dans sa boîte de réception, dans l'en-tête de votre mail. Voyez-le comme la vitrine de votre email : tel une devanture de magasin, il doit attirer l'oeil et donner envie d'en voir plus.

Pour maximiser vos chances d'être lu, travaillez donc votre objet mail de façon à intriguer votre correspondant :

• Allez droit au but quant au sujet de votre email
• Actionnez le levier émotionnel avec un objet mail qui suscite un sentiment d'urgence ou de curiosité
• Utilisez un verbe d'action  
• Posez une question pour créer de l'intérêt
• Intégrez une donnée chiffrée

Vous pourrez retrouver tous ces conseils en détail, ainsi que de nombreuses autres techniques, dans notre article consacré à l'objet mail.

Un mail de prospection solide et impactant, c'est un mail structuré. Véritable squelette du mail. la structure permet de délivrer votre message de la façon la plus cohérente, claire et efficace possible. Il existe différents types de structures, variables selon l'objectif de votre email.

Vous pouvez par exemple faire appel à la méthode AIDA (attention, intérêt, désir et action), très utilisée en copywriting. Avec cette approche, vous attirez immédiatement l'attention du lecteur et suscitez son intérêt, avant de créer un désir et de proposer une solution.

Avec l'approche PAS (problem, agitate, solution), vous commencez par mettre le prospect face à son problème et à ses conséquences négatives, avant de proposer une solution.

Enfin, la méthode BAB (before, after, bridge) consiste à décrire la situation présente du lecteur et ses frustrations/aspirations, puis la situation désirée, et enfin de proposer un « pont » entre ces deux situations.

En parlant de structure, jetez aussi un oeil à notre article où nous vous fournissons conseils et  exemples de mail professionnel, pour un email pro 100% béton !

Imaginez la scène...

Vous vous promenez au marché le dimanche matin, quand un vendeur vous arrête pour vous proposer ses légumes. Vous décidez de lui accorder deux minutes d'attention. Le vendeur se met alors à vous parler de ses broccolis frais avec l'enthousiasme et l'énergie d'un conseiller funéraire un jour d'enterrement. À moins que vous soyez vous-même gothique (aucun mal à cela !), il y a peu de chances pour que cette introduction vous donne envie d'acheter lesdits broccolis.

Tout ça pour vous dire, que l'accroche de votre email de prospection est cruciale. Pour donner envie à votre interlocuteur de poursuivre sa lecture et pour stimuler sa curiosité, travaillez les premières lignes de votre mail. Soyez dynamique, intégrez une courte présentation de vous-même et allez droit au but.

Vous pouvez aussi utiliser les événements du calendrier pour une entrée en matière chaleureuse, comme par exemple dans un mail de bonne année.

L'accroche est aussi le moment de créer du lien entre vous et votre client potentiel. Montrez-lui tout de suite que vous le comprenez, et expliquez-lui succintement en quoi il a besoin de vous.

Si votre prospect ne comprend pas bien à qui il a affaire, il y a peu de chances qu'il donne suite. C'est logique : dans son agenda chargé, il ne peut pas se permettre de perdre du temps et de l'énergie à correspondre avec un inconnu.

Dès les premières lignes de votre email de prospection, présentez-vous donc clairement et sobrement, en mentionnant votre nom, prénom, et votre fonction/vos services/votre entreprise. Ajoutez toutes les précisions nécessaires sur votre activité pour faire immédiatement comprendre à votre destinataire ce que vous pouvez lui apporter.

Votre email de prospection doit se mettre au niveau de son destinataire : vous devez parler le même langage pour que celui-ci vous entende et soit enclin à vous répondre.

Employez donc le vocabulaire (ou « jargon ») communément utilisé par votre propect ; vous lui ferez ainsi comprendre que vous cernez parfaitement ses enjeux. Utilisez également le ton et le mode approprié.

Par exemple, pour un professionnel commercial, adoptez un langage dynamique et engageant, orienté vers l'action. Si votre interlocuteur exerce dans le domaine du bien-être, en revanche, faites plutôt appel au champ sémantique correspondant et utilisez un ton empathique.

Vous avez l'impression de ne pas avoir employé le bon mode dans votre email... après l'avoir envoyé ? Pas de panique : on vous explique comment supprimer un mail envoyé !

Votre email de prospection a un objectif : il peut s'agir de proposer une collaboration, de vendre un bien ou un service, ou encore de créer un nouveau contact. Quelle que soit sa raison d'être, vous devez préciser son objectif assez tôt dans le message pour que votre propect ait rapidement accès à l'essentiel.

En amont de la rédaction ,faites en sorte de déterminer clairement la motivation de votre email ainsi que votre proposition particulière, et en quoi elle peut aider votre correspondant. Résumez ensuite en deux ou trois lignes au brouillon. Essayez de conserver l'essence de votre proposition en vous assurant que toutes les informations capitales sont présentes avant de l'écrire au propre.

Votre prospect, d'autant plus s'il occupe un poste à responsabilités, a vraisemblablement peu de temps à consacrer à la lecture de ses mails. Aussi, l'une des clés pour un email de prospection qui fait mouche, c'est la concision !

Faites votre possible pour rester synthétique : ne vous perdez pas en phrases à rallonge et allez droit au but. Ceci, sans omettre les points essentiels !

Pour vous aider, privilégiez la technique « une phrase=une idée ». Vous pouvez également faire un brouillon en amont pour rassembler les idées les plus importantes, puis tenter de les résumer en quelques phrases simples.

Votre prospect doit être rapidement convaincu que votre proposition est pertinente par rapport à ses besoins et aux éventuelles difficultés qu'il rencontre. Veillez donc à employer des arguments qui le touchent directement, en les reliant aux problématiques auxquelles il est potentiellement confronté.

Chaque argument doit être clairement formulé et fondé sur un raisonnement logique solide : «si vous rencontrez X problème, c'est parce que Y, vous avez donc besoin de Z pour remédier à ce problème ». Il doit aussi être suffisamment spécifique pour que votre correspondant se sente concerné, et idéalement intégrer des données concrètes/chiffrées.

Imaginons par exemple que vous souhaitez vendre un logiciel d'e-learning à un directeur des ressources humaines. Au lieu de dire « Notre logiciel d'e-learning est le plus efficace », préférez « Notre logiciel de e-learning permet de réduire de 50% le temps nécessaire à la formation de vos collaborateurs. ».

Intégrer des preuves dans le corps du texte rend votre email de prospection d'autant plus impactant et convaincant. Vous montrez à votre prospect que les solutions/services/produits que vous proposez sont en mesure de satisfaire à ses attentes.

Ajoutez donc des chiffres, pourcentages, et toute information concrète permettant d'appuyer votre propos. Les témoignages sont particulièrement efficaces, car ils ancrent votre produit/vos services dans la réalité, leur donnant une tangibilité. Votre lecteur peut constater que de vraies personnes ont eu recours à vos solutions et en ont tiré une satisfaction, dont elles sont prêtes à faire part !

Qu'est-ce qui fait que vous vous souvenez d'une marque ? Pas uniquement le produit ou le service qu'elle vous a proposé, mais l'expérience que vous en avez eu, et tout ce que la marque en question vous a apporté en plus. Ce principe s'applique aussi à l'email de prospection !

Votre prospect ne doit pas avoir l'impression que vous avez quelque chose à lui vendre, du moins pas uniquement. Il doit en revanche sentir que vous vous préoccupez de lui et de son problème, et que vous souhaitez l'aider. Pour susciter ce sentiment, misez sur la valeur ajoutée de votre message en lui apportant des conseils ou des informations utiles.

L'effet positif sera triple. D'abord, votre lecteur se sentira compris et entendu. Ensuite, il se souviendra de vous comme d'un interlocuteur à l'écoute, qualitatif et utile. Enfin, le fait de lui fournir des données pertinentes lui montrera que vous maîtrisez son sujet et que vous êtes digne de confiance.

Le timing est un facteur essentiel pour un emailing couronné de succès. Pensez-y un instant : il serait bien dommage d'envoyer un email de prospection sur lequel vous avez longuement travaillé, pour que celui-ci ne soit pas lu à cause d'un horaire mal choisie !

Pour stimuler votre taux d'ouverture, envoyez donc votre email à un moment de la journée adéquat, qui correspond au rythme de votre cible. Comme vous vous en doutez, le moment idéal varie d'une audience à l'autre : un boulanger qui travaille dès l'aube n'aura pas les mêmes habitudes qu'un cadre, qui commence sa journée autour de 9 ou 10h.

À vous d'effectuer les recherches préliminaires sur votre prospect pour déterminer le moment l'envoi le plus judicieux.

Un léopard ne devrait jamais avoir honte de ses tâches ! Assumez votre originalité, tant professionnelle qu'individuelle, et insufflez-la dans votre email de prospection.

Si votre particularité se situe dans vos services, par exemple, mettez toutes vos qualités et savoir-faire spécifiques pertinents en évidence, même s'ils sortent de la norme. Ce sont peut-être ces spécificités qui vous démarqueront aux yeux de votre prospect et mèneront à une collaboration fructueuse !

N'hésitez pas non plus à faire part de votre parcours atypique ou de vos questionnements, pour ajouter une touche d'humanité à votre message.

Votre originalité peut également transparaître dans la forme du message. Vous pouvez par exemple miser sur l'humour. Glissez donc un jeu de mots ou une référence amusante si cela vous paraît pertinent et adapté à votre correspondant. Attention cependant à bien doser pour rester pro et crédible !

Une signature mail peut aussi vous aider à vous démarquer en créant un mail unique ! Découvez notre outil de signature mail pour créer une signature personnalisée originale, ainsi que les modèles de signature Outlook si vous utilisez le service de messagerie Microsoft.

Dans votre stratégie de prospection, mieux vaut envoyer peu d'emails bien écrits que des légions de mails peu qualitatifs. Un email envoyé à relativement basse fréquence, mais riche et captivant, aura plus de chances d'être ouvert. Vous éviterez aussi un sentiment d'agacement chez votre destinataire, ce qui pourrait envoyer vos mails tout droit à la corbeille.

Misez par exemple sur un email par mois avec une structure bien pensée, des arguments béton, de la valeur ajoutée et un style original. Votre image en tant que professionnel n'en sera que renforcée. Autre bonus : vous économiserez du temps et de l'énergie !

Profitez aussi de certains moments clés du calendrier pour des mails qualitatifs. Par exemple, de chaleureux voeux par email pendant les fêtes de fin d'année sont souvent remarqués et font toujours plaisir.

Aux timides et à ceux qui ne veulent pas déranger : rassurez-vous, la relance est une pratique non seulement légitime, mais commune en prospection ! Loin de faire de vous un casse-pied, elle témoigne de votre engagement et de votre fiabilité professionnelle.

N'hésitez donc pas à envoyer des emails de relance réguliers. Idéalement, ces derniers proposeront une suite à vos précédents emails : vous pourriez par exemple élaborer sur une idée ou revenir sur un point mentionné précédemment.

Veillez simplement à rester concis. Si votre destinataire ne vous a pas répondu, il manque vraisemblablement de temps ou de disponibilité pour vous lire. Votre mail de relance sera par conséquent un peu plus court que le mail initial.

La plupart des logiciels de messagerie électronique vous offrent la possibilité de programmer l'heure et la date d'envoi de vos emails. Cette fonctionnalité bien pratique vous permettra d'économiser du temps et de l'énergie en automatisant votre campagne d'emailing. Vous n'aurez qu'à choisir un moment d'envoi adapté à votre audience (cf. point 12) et planifier vos emails !

Si vous utilisez Outlook, rendez-vous dans Options > Autres commandes > Différer la livraison, puis choisissez votre moment d'envoi. Sous Gmail, dans la fenêtre de rédaction de votre email, cliquez sur la flèche pointant vers le bas située en bas à gauche à côté de Envoyer puis sur Programmer l'envoi.

Connaissez-vous la signature mail professionnelle ? Cet encart dynamique, présent à la fin d'un mail, peut significativement booster votre emailing de prospection.

D'abord, parce qu'elle est personnalisable aux couleurs de votre entreprise, la signature mail vous permet de cultiver une image de marque forte véhiculant vos valeurs et votre univers. Vous vous distinguez ainsi de la concurrence et vous marquez plus facilement l'esprit de votre audience cible.

La signature mail permet également l'intégration de liens dynamiques vers vos réseaux sociaux, vos agendas pour la prise de rendez-vous, et vos awards. Votre prospect a ainsi directement accès à vos services et peut se faire une idée de la qualité de vos prestations.

Enfin, cet outil favorise une prospection moins intrusive. Parce qu'elle concentre une grande quantité de données en un visuel simple et efficace, elle vous permet en effet de concevoir des emails plus légers, moins « agressifs » pour le lecteur. Avec en plus, une dose de plaisir visuel, pour peu que vos signatures soient bien réalisées !

Voici d'ailleurs comment créer une signature mail sous Outlook !

Votre offre présentée en bonne et due forme, il est temps de conclure en beauté avec un CTA, un call to action. Si votre prospect est intéressé par votre proposition, vous devez en effet lui donner la possibilité d'en savoir plus ou de vous contacter.

Votre CTA doit être court, direct et intégrer un verbe d'action, qui encourage le lecteur à passer tout de suite au niveau supérieur. Par exemple, « Discutons de votre projet » ou « Découvrez [votre produit] » créent le désir de poursuivre l'expérience avec vous et incitent à agir en ce sens.

Astuce : pour un CTA encore plus engageant et interactif, faites appel au pouvoir de la bannière mail !

Pour viser dans le mille, il faut avoir sa cible en ligne de mire ! Vos emails de prospection seront d'autant plus efficaces que vous réfléchissez en amont à vos listes de diffusion.

Segmentez donc vos contacts en les classant selon différents critères, dont l'âge, le lieu de résidence, le taux d'ouverture de vos emails, leur degré d'engagement dans votre marque, et leur position dans votre entonnoir de vente.

En ajustant votre emailing selon cette segmentation, vous boosterez vos taux d'ouverture et donc les chances de succès de votre prospection.

Pour contrôler l'efficacité de vos emails de prospection, ne vous fiez pas uniquement aux réponses (ou non réponses) de vos lecteurs ! Utilisez aussi des outils d'email tracking, qui vous fourniront des données précieuses sur vos mails, comme le taux d'ouverture et les sujets les plus populaires.

Grâce à ces informations, vous pourrez ensuite ajuster vos emails dans la forme et le fond, de façon à les rendre plus impactants.

Exemples de mails de prospection

Vous aurez beau lire 100 ouvrages sur la culture physique, rien de tel qu'une bonne séance à la salle pour développer de gros biceps. Idem pour l'emailing ! Travaillez votre muscle de la rédaction avec ces différents exemples d'emails de prospection.

Il existe mille façons de créer le contact avec un prospect. Le tout est de savoir comment vous adresser à votre lecteur en captant son attention. Voici un exemple de premier email à envoyer dans le cadre d'un démarchage en B2B.

Votre objectif est de vendre un produit ou un service à un prospect avec qui vous avez déjà établi le contact ? Qu'à cela ne tienne ! En suivant un exemple d'email de prospection commerciale classique, à toujours avoir dans sa panoplie d'emailing.

Rien de tel qu'une présentation détaillée de sa compagnie pour susciter la confiance et l'engagement ! Voici un exemple d'email de prospection axé sur l'entreprise et son activité.

Être recommandé par un collègue ou une connaissance, c'est la voie royale pour entrer en contact avec un prospect ! Une recommandation est en effet un gage de confiance pour ce dernier. Inspirez-vous donc de l'exemple de mail qui suit pour votre prise de contact.

Un email de prospection sera d'autant mieux reçu qu'il apportera des informations utiles ou des conseils au prospect. Suivez donc l'exemple ci-après pour un mail avec une vraie valeur ajoutée !

En proposant une stratégie de résolution d'un problème donné dans votre email de prospection, vous montrez à votre prospect que vous avez toutes les clés pour l'aider. Appuyez-vous sur l'exemple suivant pour un email axé sur l'apport de solutions.

Ce type d'email visera plutôt les prospects ayant bien avancé dans votre entonnoir de vente. Il sera judicieux pour encourager ces derniers à poursuivre leur expérience avec vous !

Tout le monde aime voir ses accomplissements célébrés ! Féliciter votre prospect pour sa réussite est un excellent moyen d'introduire un service ou un produit.

Votre premier email de prospection n'a pas obtenu de réponse ? Un email de relance bien formulé pourra remédier à ce problème ! En voici un exemple.

****

Avec ces conseils et exemples, nous parions que vos mails de prospection feront des merveilles ! Besoin de conseils de rédaction, par exemple pour vos réponses automatiques quand vous n'êtes pas au bureau ? Découvrez aussi nos exemples de messages d'absence.