Enregistrer vos emails peut s'avérer judicieux pour conserver des traces de vos échanges, surtout quand lesdits mails contiennent des informations importantes. Et puis, en cas de bug, de mauvaise manipulation ou de piratage, cette action toute simple peut vous épargner bien des tracas !
Seulemement voilà, la procédure pour sauvegarder ses courriers électroniques varie en fonction du service de messagerie, mais aussi selon le support de stockage (cloud, smartphone ou dossier sur un ordinateur). Pas facile de trouver son chemin dans toutes ces interfaces !
Laissez-nous éclairer votre lanterne avec cette présentation détaillée des différentes méthodes pour enregistrer vos emails.
Que vous soyez Team Microsoft ou inconditionnel de Google, il existe une procédure spécifique pour enregistrer ses emails en brouillons pour chaque fournisseur de messagerie. Voici comment s'y prendre sous Outlook et Gmail.
Le service de messagerie de Microsoft a vraiment pensé à tout pour vous simplifier la vie, y compris à vos brouillons. Quand vous rédigez un email, une sauvegarde automatique est en effet réalisée toutes les 30 secondes. Cet intervalle, court et non modifiable, garantit la conservation de chaque nouvelle version de votre futur courrier.
Par ailleurs, sachez que vous bénéficiez d'un espace de stockage de 5 Go pour un compte gratuit. Toute la place nécessaire pour enregistrer vos ébauches de messages ! D'ailleurs, si vous êtes en proie au syndrome de la page blanche, voici comment rédiger un mail professionnel.
Pas de raison que les utilisateurs de Gmail ne bénéficient pas du même traitement que ceux de Outlook !
Côté espace de stockage, Gmail vous offre pas moins de 15 Go ! Parfait pour enregistrer toutes vos correspondances et configurer de nombreux messages d'absence, par exemple.
Vous souhaitez enregistrer vos emails reçus ou envoyés à un endroit spécifique ? Voici comment sauvegarder un message sur un smartphone, un ordinateur ou un cloud.
La procédure pour enregistrer un email sur votre smartphone ne sera pas exactement la même selon le logiciel de messagerie électronique, qu'il s'agisse de Gmail ou Outlook. Dans tous les cas l'enregistrement sera automatiquement effectué en PDF : pratique pour une consultation rapide et pour trier vos emails enregistrés !
Avec OutlookPour enregistrer votre email sur votre téléphone sous Outlook :
Avec GmailPour enregistrer votre email sur votre téléphone sous Gmail :
Pour enregistrer un email dans un dossier de votre ordinateur (par exemple, sur votre bureau ou dans Mes documents), la démarche varie selon votre service de messagerie.
Avec OutlookSur la version bureau d'Outlook, suivez les étapes suivantes :
La procédure est la même sur Outlook.com, à la seule différence que votre message est enregistré dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.
Avec GmailPour enregistrer vos emails sur votre ordinateur avec Gmail :
Notez qu'il existe une autre méthode moins conventionnelle pour enregistrer vos emails sur votre ordinateur : la capture d'écran !
Un moyen rapide et pratique si vous souhaitez isoler certaines parties de votre email. Là encore, les commandes ne sont pas les mêmes selon le modèle d'ordinateur.
Sur un PC, vous devrez utiliser la combinaison de touches suivante : touche de logo Windows + Maj + S. Sur Mac, appuyez sur Cmd+Shift+4, puis sélectionnez la zone à capturer.
Vous avez également la possibilité d'enregistrer vos emails dans l'espace cloud, c'est-à-dire l'espace de stockage en ligne de votre messagerie.
Avec OutlookVoici les étapes à suivre pour enregistrer un mail dans le cloud OneDrive d'Outlook :
Avec GmailPour enregistrer un email dans le cloud Gmail, il suffit de l'archiver. Pour ce faire :
Vous pourrez retrouver votre email archivé dans le menu déroulant à gauche, en sélectionnant Plus puis Tous les messages.
Quand vous enregistrez vos emails depuis Gmail et Outlook.com sur votre ordijnateur selon les méthodes décrites plus haut, l'enregistrement se fait automatiquement au format EML. Vous n'avez donc qu'à suivre les étapes décrites ci-dessus et votre email sera sauvegardé par défaut dans ce format !
Avec OutlookPour enregistrer un email au format PDF avec Outlook :
Avec GmailPour sauvegarder un email en PDF sous Gmail :
Vous avez déjà enregistré un certain nombre d'emails au format EML et vous souhaitez les avoir en fichier PDF ? Plutôt que de repasser par toute une procédure de sauvegarde dans ce format, vous pouvez tout simplement les convertir.
Pour ce faire, il existe de nombreux convertisseurs gratuits en ligne, tels que FreeConvert ou PDFConvertOnline. Il vous suffit d'importer votre email au format EML, et le convertisseur se charge du reste !
Qu'il s'agisse des photos des chats de Mamie ou d'un PowerPoint important fait par votre collègue, vous pouvez aussi avoir besoin de sauvegarder vos fichiers reçus par mail.
Vous connaissez la chanson : la procédure dépend de... votre service de messagerie !
Pour enregistrer un fichier reçu par mail sous Outlook :
Pour enregistrer un fichier reçu par mail sous Gmail :
Vous souhaitez gagner du temps et sauvegarder tout le contenu de votre boîte mail ? Qu'à cela ne tienne ! Voici la marche à suivre pour Outlook et Gmail.
Avec OutlookAvec GmailPour enregistrer le contenu de votre boîte Gmail, vous pouvez utiliser Google Takeout. Cette fonctionnalité permet de télécharger vos données sur Google, dont vos mails. Pour ce faire :
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Avec ces conseils, vos emails seront bien à l'abri des bugs et autres désagréments ! Vous voulez plus de conseils pour maîtriser parfaitement vos correspondances électroniques ? Découvrez aussi comment supprimer un email envoyé, ainsi que quelques exemples de mails professionnels.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
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As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Ouvrez votre email, puis cliquez sur Imprimer et choisissez Enregistrer en PDF. Cliquez sur enregistrer en sélectionnant l'emplacement d'enregistrement.
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Ouvrez votre email et cliquez sur les trois points verticaux en haut à gauche. Dans le menu déroulant, choisissez Imprimer. Sélectionnez votre imprimante et réglez les différents paramètres d'impression. Cliquez sur Imprimer.
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