Comment enregistrer un mail ?

Enregistrer vos emails peut s'avérer judicieux pour conserver des traces de vos échanges, surtout quand lesdits mails contiennent des informations importantes. Et puis, en cas de bug, de mauvaise manipulation ou de piratage, cette action toute simple peut vous épargner bien des tracas !

Seulemement voilà, la procédure pour sauvegarder ses courriers électroniques varie en fonction du service de messagerie, mais aussi selon le support de stockage (cloud, smartphone ou dossier sur un ordinateur). Pas facile de trouver son chemin dans toutes ces interfaces !

Laissez-nous éclairer votre lanterne avec cette présentation détaillée des différentes méthodes pour enregistrer vos emails.

Enregistrer un mail comme brouillon

Que vous soyez Team Microsoft ou inconditionnel de Google, il existe une procédure spécifique pour enregistrer ses emails en brouillons pour chaque fournisseur de messagerie. Voici comment s'y prendre sous Outlook et Gmail.

Enregistrer un brouillon de mail sous Outlook

Le service de messagerie de Microsoft a vraiment pensé à tout pour vous simplifier la vie, y compris à vos brouillons. Quand vous rédigez un email, une sauvegarde automatique est en effet réalisée toutes les 30 secondes. Cet intervalle, court et non modifiable, garantit la conservation de chaque nouvelle version de votre futur courrier.

Par ailleurs, sachez que vous bénéficiez d'un espace de stockage de 5 Go pour un compte gratuit. Toute la place nécessaire pour enregistrer vos ébauches de messages ! D'ailleurs, si vous êtes en proie au syndrome de la page blanche, voici comment rédiger un mail professionnel.

Enregistrer un brouillon de mail sous Gmail

Pas de raison que les utilisateurs de Gmail ne bénéficient pas du même traitement que ceux de Outlook !

Côté espace de stockage, Gmail vous offre pas moins de 15 Go ! Parfait pour enregistrer toutes vos correspondances et configurer de nombreux messages d'absence, par exemple.

Enregistrer un mail sur différents supports

Vous souhaitez enregistrer vos emails reçus ou envoyés à un endroit spécifique ? Voici comment sauvegarder un message sur un smartphone, un ordinateur ou un cloud.

Sur un téléphone

La procédure pour enregistrer un email sur votre smartphone ne sera pas exactement la même selon le logiciel de messagerie électronique, qu'il s'agisse de Gmail ou Outlook. Dans tous les cas l'enregistrement sera automatiquement effectué en PDF : pratique pour une consultation rapide et pour trier vos emails enregistrés !

Pour enregistrer votre email sur votre téléphone sous Outlook :

• Dans votre appli, ouvrez votre email
• Appuyez sur les trois petits points dans le menu en haut
• Choisissez Imprimer, puis sélectionnez l'option d'enregistrement dans vos fichiers. Cette dernière ne s'affiche pas de la même façon selon le type de smartphone, mais elle est dans tous les cas facile à retrouver.

Pour enregistrer votre email sur votre téléphone sous Gmail :

• Dans l'appli, ouvrez votre email
• Appuyez sur les trois petits points en haut à droite
• Sélectionnez Imprimer, puis l'option d'enregistrement dans vos fichiers. Là encore, cette dernière varie selon le type de smartphone.

Sur un ordinateur

Pour enregistrer un email dans un dossier de votre ordinateur (par exemple, sur votre bureau ou dans Mes documents), la démarche varie selon votre service de messagerie.

Sur la version bureau d'Outlook, suivez les étapes suivantes :

• Allez dans Courrier, puis sélectionnez l'email à enregistrer
• Dans l'en-tête, choisissez Autres actions puis Enregesitrer sous
  
• Sélectionnez le dossier de votre ordinateur où vous souhaitez sauver votre email
• Choisissez Enregistrer

La procédure est la même sur Outlook.com, à la seule différence que votre message est enregistré dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur.

Pour enregistrer vos emails sur votre ordinateur avec Gmail :

• Ouvrez l'email à sauvegarder
• Sélectionnez les petits points verticaux en haut à droite, puis choisissez Télécharger le message
• Votre email est enregistré automatiquement au format EML

Notez qu'il existe une autre méthode moins conventionnelle pour enregistrer vos emails sur votre ordinateur : la capture d'écran !

Un moyen rapide et pratique si vous souhaitez isoler certaines parties de votre email. Là encore, les commandes ne sont pas les mêmes selon le modèle d'ordinateur.

Sur un PC, vous devrez utiliser la combinaison de touches suivante : touche de logo Windows + Maj + S. Sur Mac, appuyez sur Cmd+Shift+4, puis sélectionnez la zone à capturer.

Sur le cloud

Vous avez également la possibilité d'enregistrer vos emails dans l'espace cloud, c'est-à-dire l'espace de stockage en ligne de votre messagerie.

Voici les étapes à suivre pour enregistrer un mail dans le cloud OneDrive d'Outlook :

• Sélectionnez le message à enregistrer dans Courrier
• Dans l'en-tête, cliquez sur Autres actions puis Enregistrer sous ou Enregistrer dans OneDrive
• Choisissez l'emplacement cloud de destination
• Cliquez sur Enregistrer ‍

Pour enregistrer un email dans le cloud Gmail, il suffit de l'archiver. Pour ce faire :

• Ouvrez l'email à sauvegarder
• Dans la barre d'outils en haut à gauche, cliquez sur Archiver

Vous pourrez retrouver votre email archivé dans le menu déroulant à gauche, en sélectionnant Plus puis Tous les messages.

ELM et PDF : les deux principaux formats d'enregistrement

Enregistrer un mail au format EML

Quand vous enregistrez vos emails depuis Gmail et Outlook.com sur votre ordijnateur selon les méthodes décrites plus haut, l'enregistrement se fait automatiquement au format EML. Vous n'avez donc qu'à suivre les étapes décrites ci-dessus et votre email sera sauvegardé par défaut dans ce format !

Enregistrer un mail au format PDF

Pour enregistrer un email au format PDF avec Outlook :

• Ouvrez l'email à sauvegarder
• Sélectionnez les trois points de suspension en haut à droite
• Cliquez sur Imprimer
• Dans le menu Destination, choisissez Enregistrer en PDF
• Cliquez sur Enregistrer
• Sélectionnez votre emplacement d'enregistrement

Pour sauvegarder un email en PDF sous Gmail :

• En haut à droite de l'email, cliquez sur le symbole d'imprimante ; un nouvel onglet s'ouvre
• À gauche, cliquez sur le menu déroulant Destination, puis Enregistrer au format PDF
• Cliquez sur Enregistrer en bas de la colonne
• Choisissez votre emplacement d'enregistrement et validez

Comment convertir un email EML en PDF ?

Vous avez déjà enregistré un certain nombre d'emails au format EML et vous souhaitez les avoir en fichier PDF ? Plutôt que de repasser par toute une procédure de sauvegarde dans ce format, vous pouvez tout simplement les convertir.

Pour ce faire, il existe de nombreux convertisseurs gratuits en ligne, tels que FreeConvert ou PDFConvertOnline. Il vous suffit d'importer votre email au format EML, et le convertisseur se charge du reste !

Enregistrer un fichier reçu par mail

Qu'il s'agisse des photos des chats de Mamie ou d'un PowerPoint important fait par votre collègue, vous pouvez aussi avoir besoin de sauvegarder vos fichiers reçus par mail.

Vous connaissez la chanson : la procédure dépend de... votre service de messagerie !

Pour enregistrer un fichier reçu par mail sous Outlook :

• Ouvrez l'email contenant le fichier
• Cliquez sur la flèche déroulante
• Sélectionnez Télécharger pour sauver le fichier sur votre ordinateur, ou Enregistrer dans OneDrive pour le stocker dans le cloud

Pour enregistrer un fichier reçu par mail sous Gmail :

• Ouvrez l'email contenant le fichier
• Cliquez sur la pièce jointe en bas du mail
• Sélectionnez Télécharger

Méthode pour sauvegarder le contenu de ma boîte mail

Vous souhaitez gagner du temps et sauvegarder tout le contenu de votre boîte mail ? Qu'à cela ne tienne ! Voici la marche à suivre pour Outlook et Gmail.

• Dans Outlook, cliquez sur Fichier puis Options
• Cliquez sur Importer/Exporter
• Sélectionnez Exporter vers un fichier puis Fichier de données Outlook (.pst)
• Choisissez le dossier à exporter, par exemple la boîte de réception
• Sélectionnez votre emplacement d'enregistrement, cliquez sur Terminer et configurez un mot de passe d'accès si vous le souhaitez

Pour enregistrer le contenu de votre boîte Gmail, vous pouvez utiliser Google Takeout. Cette fonctionnalité permet de télécharger vos données sur Google, dont vos mails. Pour ce faire :

• Rendez-vous sur Google Takeout
• Connectez-vous à votre compte Google
• Sélectionnez Mail
• Cliquez sur Etape suivante
• Sélectionnez votre type de fichier, ainsi que la taille
• Cliquez sur Créer l'exportation
• Vous pourrez accéder à votre fichier via un lien de téléchargement envoyé par email

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Avec ces conseils, vos emails seront bien à l'abri des bugs et autres désagréments ! Vous voulez plus de conseils pour maîtriser parfaitement vos correspondances électroniques ? Découvrez aussi comment supprimer un email envoyé, ainsi que quelques exemples de mails professionnels.