Quand vous envoyez un mail, vous préférez d'abord soigner votre contenu, et ajouter les détails techniques dans un second temps. Après tout, l'email est un peu comme une toile sur laquelle on peut laisser libre cours à sa créativité (en suivant les règles de rédaction d'email pro bien-sûr !) et laisser une impression marquante à son destinataire.
Les informations pratiques, quant à elles, peuvent être rassemblées dans un espace en bas de page appelé le pied de page, ou footer en anglais. On vous explique comment créer un footer dans Gmail, et quelles informations vous pouvez y inclure pour une communication de maître.
Dans la jungle grammaticale du jargon numérique, il est toujours bon de connaître les nuances de langage pour mieux s'y retrouver. Et ici, la nuance est bien présente ! Les mots « footer » et « signature mail » sont en effet tellement proches qu'ils sont souvent confondus.
Pourtant, il est possible de les distinguer :
On vous l'accorde, la différence est minime ! D'ailleurs, même Gmail ne fait pas vraiment la distinction entre les deux notions : de façon générale, quand on veut ajouter un footer sur Gmail, on passe par la fonction Signature.
Saviez-vous qu'il existait plusieurs méthodes plus ou moins élaborées pour intégrer ses coordonnées en bas d'un email sur Gmail ? Détaillons-les brièvement !
Une technique artisanale, rapide et gratuite qui conviendra très bien pour l'ajout ponctuel d'information quand on a une petite entreprise ou que l'on est freelance. Une fois votre email rédigé, vous pouvez tout simplement taper manuellement vos informations importantes (nom-prénom, numéro de téléphone, entreprise) en bas de l'email.
Le problème principal avec cette technique, c'est que vous devrez réitérer la manipulation à chaque email. Pas idéal en termes de gain de temps et d'énergie...
À ce propos : prendre un moment pour paramétrer des règles sur Gmail peut vous faire économiser des heures entières de travail !
Si vous voulez passer au niveau supérieur et automatiser l'ajout d'infos dans un footer, vous pouvez aussi utiliser la fonction Signature de Gmail. Cette méthode est adaptée aux petites entreprises qui souhaitent automatiser les tâches répétitives et optimiser leur com' !
Pour ce faire, soit vous intégrez manuellement vos informations textuelles, ou bien vous ajoutez votre propre signature mail au format image. Cette dernière apparaîtra ensuite automatiquement dans vos emails. Nous vous décrivons la marche à suivre un peu plus bas dans l'article.
Pour les plus grandes entreprises qui souhaitent harmoniser leurs footers et cultiver une communication impactante, il existe aussi des solutions externes de création et de gestion de signatures.
L'outil Letsignit, par exemple, permet de concevoir des signatures mail professionnelles interactives avec les informations personnalisées de chaque collaborateur. Le tout, en accord avec votre identité visuelle et votre stratégie com' du moment !
En artiste accompli·e de l'email, vous savez déjà quelles informations essentielles intégrer en fin de message : vos informations personnelles, votre adresse mail pro, votre poste ou expertise, etc. Mais un footer peut aussi inclure des éléments plus originaux pour capter l'attention de vos lecteurs et susciter l'engagement ! Voici quelques suggestions.
Connaissez-vous la bannière ? Il s'agit d'un élément visuel (souvent cliquable) ajouté à la fin d'un email. Une bannière peut accueillir divers liens et informations selon les objectifs de communication : call to action, annonce pour une nouvelle offre, événement interne, etc.
Ajoutée dans le footer en plus de votre signature mail, elle rend votre communication plus interactive, invitant votre audience à venir à votre rencontre ou à passer à l'action !
D'ailleurs, pour anticiper les retombées (positives) de votre communication, pensez à paramétrer vos filtres Gmail, qui permettent un meilleur tri des emails entrants.
Profitez de l'espace offert par le pied de page pour rappeler les valeurs de votre entreprise, en y ajoutant son slogan, son mantra ou une citation. Une phrase ou une punchline bien choisie peut favoriser la connexion émotionnelle avec votre marque, tout en affirmant sa personnalité.
Les communications les plus réussies sont souvent celles qui font un pas de côté ! Utilisez donc le footer Gmail pour ajouter des éléments visuels inattendus (à condition que ces derniers restent pertinents).
Pensez par exemple :
Votre temps et celui de vos correspondants est précieux : facilitez-vous la vie en ajoutant dans le footer un bouton dédié à la prise de rendez-vous en ligne. Non seulement cela vous fait économiser de précieuses minutes, mais cela montre à votre lecteur que vous respectez sa disponibilité. Un ajout pratique et moderne qui siéra autant aux freelances qu'aux PME.
Attention : dans Gmail, les possibilités sont limitées en matière d'ajout de bouton. Vous devrez opter pour un format simple, soit en ajoutant une phrase ou un emoji (comme l'emoji calendrier) agrémenté d'un lien, soit en utilisant une image cliquable.
Astuce : pour optimiser les tâches courantes telles que les prises de rendez-vous tout en préservant vos données, n'oubliez pas de créer un alias Gmail !
Petit mais puissant, le QR code reste encore peu utilisé dans l'email. Il peut pourtant accomplir de nombreuses choses, comme rediriger vers votre site, votre portfolio, vos réseaux sociaux, un formulaire de contact... Une véritable porte d'entrée vers votre univers !
Attention : Gmail vous permet d'intégrer un QR code mais seulement sous forme d'image statique. Les QR codes animés, au format HTML ou JavaScript ne sont pas reconnus par le logiciel de messagerie.
Mettre en place un pied de page ou footer Gmail, c'est du gâteau ! Comme mentionné précédemment, le logiciel ne fait pas la distinction entre footer et signature mail. Pour remplir un footer avec vos données, il vous faut donc passer par la fonction Signature :
Votre footer/signature est prête et comprendra automatiquement toutes les informations et éléments que vous venez d'intégrer.
Vous voulez vérifier que toutes les données essentielles sont vraiment mentionnées dans vos emails, où que vous soyez ? Il vous suffit de paramétrer la synchronisation sur Gmail.
Pour modifier facilement votre footer/signature Gmail, rendez-vous simplement dans la section Signature en suivant les étapes décrites précédemment, puis effectuez vos modifications dans la zone d'édition. Cliquez sur Enregistrer les modifications : votre footer est automatiquement mis à jour pour vos futurs échanges.
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Bien plus qu'une simple zone de texte, le footer Gmail est un petit espace d'expression qui vous permet de rendre vos emails attractifs, partager votre univers et inviter à l'action. Il ne vous reste plus qu'à y ajouter des éléments marquants et originaux, en accord avec votre communication !
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