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Vous qui maniez quotidiennement la plume virtuelle, vous avez à coeur de faire sentir à vos interlocuteurs qu'ils et elles sont toujours lus. Et ce, qu'il pleuve, qu'il vente, ou que vous soyez en excursion hors du bureau ! Votre meilleure alliée pour être toujours présent·e, même quand vous êtes absent·e ? La réponse automatique !
Voyons ensemble comment configurer un message d'absence selon le service de messagerie. Avec en bonus, des exemples de réponses automatiques en fonction du motif, de l'absence pour maladie aux congés sur une île paradisiaque. On est comme ça, on aime vous simplifier la vie.
La démarche pour créer et programmer une réponse automatique n'est pas la même en fonction du service de messagerie, mais elle suit habituellement les mêmes étapes :
Simple, non ? Et c'est encore mieux quand on connaît les étapes précises ! Cela tombe bien, on détaille tout de suite le processus pour les trois services de messagerie les plus utilisés...
Pssst... Pour conserver une trace de tous vos échanges, pensez toujours à enregistrer vos mails !
Vous êtes plutôt team Outlook, Gmail ou Yahoo Mail ? Pas de jaloux ! Quelle que soit votre équipe, voici les différentes marches à suivre pour configurer et programmer votre message d'absence/réponse automatique.
Microsoft cherche toujours à adapter ses solutions aux besoins de ses utilisateurs·rices. Pour cette raison, il existe différentes versions de son service de messagerie Outlook.
Outlook.comPour configurer une réponse automatique/un message d'absence sur la messagerie en ligne Outlook :
Outlook 365Pour configurer une réponse automatique/un message d'absence sur Outlook 365, la version bureau de la messagerie de Microsoft :
Pour créer et programmer une réponse automatique/un message d'absence sur Gmail :
Pour configurer une réponse automatique/un message d'absence sur Yahoo Mail :
C'est bien joli de savoir comment programmer un message d'absence, encore faut-il bien le rédiger ! Même en-dehors du bureau, vous voulez rester pro et engageant·e. Voici donc nos meilleurs conseils pour une réponse automatique qui cartonne, quel qu'en soit le motif.
Premier réflexe à adopter pour un email d'absence qui tape dans le mille : choisir un objet mail qui indique clairement votre absence. Ceci permettra à votre correspondant·e de voir tout de suite que vous êtes momentanément indisponible et préviendra tout malentendu !
Pour que votre absence soit bien reçue par votre destinataire, indiquez toutes les informations qui aident à le rassurer. Précisez succinctement la raison de votre absence pour rester transparent, et indiquez-lui votre date de retour au bureau. Vous pouvez également lui transmettre le contact d'un·e collègue suscpeptible de prendre le relai pendant votre voyage d'affaires/aux Philippines/à dos de dromadaire.
Exprimer des remerciements à votre lecteur·rice pour sa patience et sa compréhension achève de « faire passer la pilule » de votre indisponibilité. Vous prévenez ainsi l'impatience et la frustration, tout en montrant à votre correspondant·e que vous respectez son temps. Bref, vous êtes cordial·e et pro !
D'ailleurs, vous savez ce qui, dans un email, renforce encore davantage votre professionnalisme et votre communication ? La signature mail professionnelle, bien entendu !
Même les plus grands artistes ont besoin d'inspiration ! Alors, pour allumer la flamme de votre créativité, voici quelques idées de réponses automatiques avec différents motifs d'absence. Et si vous voulez aller plus loin, découvrez notre article dédié où nous vous proposons d'autres exemples de messages d'absence.
Vous êtes de retour, prêt·e à reprendre vos correspondances de plus belle ? Il est temps de désactiver votre réponse automatique.
Sous Outlook, rendez-vous dans Paramètres > Courrier > Réponses automatiques, et cliquez sur le bouton bascule ou sur Ne pas envoyer de réponses automatiques.
Sous Gmail, il vous suffit de cliquer sur le bouton Arrêter maintenant situé en haut de la boîte de réception.
Sous Yahoo Mail, dans les paramètres de programmation des messages d'absence, cliquez sur Supprimer la réponse d'absence.
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Facile à paramétrer, la réponse automatique est votre meilleure alliée quand vous êtes en vadrouille loin de votre bureau. Il ne vous reste plus qu'à la programmer et à faire vos valises !
Pour faire une réponse automatique, rendez-vous dans les paramètres de votre logiciel de messagerie, puis dans la section dédiée. Rédigez votre message d'absence (sans oublier de signer votre mail !), paramétrez la période d'activation, puis enregistrez.
Pour configurer un message d'absence sur Outlook, suivez ce chemin : Paramètres > Courrier > Réponses automatiques pour la version en ligne, ou Fichier > Réponses automatiques sur Outlook 365. Rédigez, paramétrez, enregistrez !
Dans la même optique, découvrez aussi comment créer et utiliser un modèle de mail Outlook, la réponse automatique qui vous simplifie la vie.
Pour programmer une réponse automatique par SMS, rendez-vous dans les paramètres SMS de votre smartphone, puis cherchez la section dédiée aux réponses rapides. Vous pourrez utiliser les réponses pré-enregistrées ou bien créer votre propre réponse.
