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Devinette pour vous : qu'est-ce qui est régulier, engageant et crée la cohésion au sein d'une entreprise ? Eh non, on ne vous parle pas de la partie de bowling mensuelle entre collègues, mais bien de la newsletter interne !
Bien plus qu'un média d'information tenant les collaborateurs au courant sur les actualités de leur compagnie, c'est un véritable liant qui favorise la cohésion et l'implication de vos équipes. L'occasion, aussi, d'insuffler humanité et nouveauté dans votre communication interne.
Présentation de la newsletter interne, et comment installer une newsletter qui donne envie de lire. Avec, bien sûr, des exemples et idées pour embraser votre esprit créatif!
Une newsletter interne est une communication régulière mise en place par une entreprise à l'attention de ses employés. Auparavant au format papier, la version moderne se fait par email et constitue un moyen privilégié en communication interne. En réalité, c'est l'espace de dialogue parfait entre la hiérarchie et les collaborateurs !
Son objectif premier est de transmettre les informations importantes aux équipes : actualités, dates et événements, nouvelle stratégie, etc. Ce faisant, la newsletter aide les collaborateurs à suivre le rythme de l'entreprise et à s'adapter aux éventuelles nouveautés.
Mais bien plus qu'un simple média d'information, la newsletter est aussi un véhicule de diffusion de la culture et des valeurs de l'entreprise.
Par le fond, d'abord, en diffusant par exemple des histoires et des anecdotes des employés, ou en employant des formats originaux, comme la vidéo. Par la forme également, en employant par exemple une charte visuelle correspondant à l'identité de la compagnie, ou bien un langage qui reflète la culture unique.
Au fait, et si vous en profitiez pour découvrir les autres outils de communication interne préférés des pros ?
Selon vos objectifs, qu'il s'agisse d'informer, de briefer vos équipes sur une nouvelle stratégie, ou de transmettre les valeurs de l'entreprise, vous pouvez mettre en place différents styles de publications internes.
Chaque type de newsletter répond à un besoin précis et s’adresse aux collaborateurs de manière complémentaire. Voici les trois principaux types de newsletters internes !
À noter : cette typologie n'est bien sûr pas gravée dans le marbre. Votre newsletter peut être un mélange de ces différents styles.
Ce type de newsletter a pour principale vocation de partager les actualités de l'entreprise, comme des annonces institutionnelles, des changements d'organisation, des chiffres clés ou encore des événements internes. Elle fournit des informations claires, fiables et accessibles à toute l'entreprise.
Ce type de newsletter joue un rôle important dans la transparence interne. En diffusant des informations vérifiées et régulières, elle permet de réduire les malentendus, et assure que chacun dispose des mêmes données, quels que soient son service ou ses qualifications.
La newsletter opérationnelle est plutôt tournée vers l'action, le quotidien et le travail des collaborateurs. Parmi les informations qu'elle transmet, on retrouve par exemple les instructions relatives à certaines opérations, les échéances, un rappel des bonnes pratiques ou les évolutions des outils de travail. Elle est pertinente notamment lors des périodes de changements.
Son but est de fournir des informations pratiques, utilisables directement par les employés dans leur activité. Il s'agit de garantir que les équipes disposent de toutes les informations essentielles pour optimiser leurs performances et travailler en accord avec les process de l'entreprise.
Rien de tel que le storytelling pour stimuler l'attention et l'implication ! La newsletter éditoriale met l'accent sur la narration, pour donner du sens au travail collectif et renforcer la culture d'entreprise. Elle peut ainsi contenir des portraits de collaborateurs, des interventions de la direction ou des focus sur des initiatives internes.
Ce type de newsletter permet de créer du lien au sein de la structure et de nourrir un vrai sentiment d'appartenance ; au-delà des KPIs et des données chiffrées, les collaborateurs peuvent se voir comme les participants clés d'un projet collectif avec un sens. Un format moins factuel, mais plus inspirant, qui complète les communications plus "concrètes" ou protocolaires.
Il est bien loin, le temps des journaux d'entreprise austères cantonnés aux chiffres impersonnels et aux messages descendants. La newsletter d'entreprise 2.0 a un vrai pouvoir mobilisateur !
Les chiffres le confirment : d'après la plateforme ZipDo, les newsletters atteignent 62% de taux d'ouverture ! Un signe que le format plaît aux collaborateurs, d'autant plus quand il est transmis par email, pilier de toute stratégie de com'.
La newsletter est donc un levier à exploiter en priorité dans une stratégie de communication interne. Voici pourquoi.
Une newsletter bien pensée ne se contente pas d'informer : elle engage, stimule et inspire.
Outil flexible, la newsletter virtuelle offre d'abord une grande liberté de forme : on peut y intégrer des vidéos, des liens interactifs, mais aussi des blocs de textes diversifiés pour différentes rubriques. Autant d'éléments qui donnent envie d'ouvrir la missive dès le lundi matin.
Par ailleurs, en mettant en évidence les succès de l'entreprise et en diffusant des informations qui intéressent vraiment, la newsletter a le pouvoir de donner du sens au travail individuel et collectif. Et ainsi, de booster l'engagement dans l'entreprise dans sa globalité.
Finalement, tout est affaire de dosage ! À ce propos, voici comment équilibrer votre contenu en communication interne pour donner les infos nécessaires sans perdre votre public.
Dans une entreprise, surtout de grande taille, il arrive que tout le monde ne soit pas à la même page. L'information circule souvent de manière inégale, diffusée au cours de réunions d'équipe ou de service, ou lors de discussions informelles, par exemple.
Résultat : des rumeurs et incompréhensions, du type « L'imprimante 3D est tellement imprévisible qu'elle peut imprimer un labrador sans qu'on lui demande !» ou bien « As-tu entendu parler de la prochaine fusion avec une mystérieuse entreprise de confiture maison ? ». Si ces situations prêtent à sourire, elles illustrent surtout les effets d’un manque d’information claire et centralisée.
Distribuée à tous les collaborateurs, notamment dans le cadre d'une stratégie de communication multicanale, la newsletter permet de rendre la circulation de l'information plus facile et uniforme.
Toute l'entreprise a accès aux mêmes données au même moment. Objectifs stratégiques, actualités, bonnes pratiques : toutes les infos clés sont réunies en un format accessible à l'ensemble de la compagnie !
Nous sommes avant tout des êtres sociaux avec un besoin d'appartenance. Ceci s'applique également dans la sphère professionnelle ! Des employés qui se sentent partie intégrante d'une communauté sont plus enclins à s'épanouir dans la compagnie, et à y apporter leur meilleure contribution.
La newsletter remplit ce rôle en diffusant les valeurs, la vision et l'histoire de l'entreprise. Retours d'expérience, mise en lumière d'initiatives internes, portraits de services ou collaborateurs... Le storytelling permet de fédérer les équipes autour du projet commun que représente leur entreprise.
Rien de tel qu'une communication régulière, transparente et engageante pour nourrir un climat de confiance ! Et c'est exactement le rôle de la newsletter. En diffusant des informations précises et vérifiées à un rythme régulier, vous dissipez les rumeurs et les zones d'ombre, tout en tenant les collaborateurs à la page. Avec à la clé, un effort collectif optimal.
Donner la parole à la direction et aux différentes équipes encourage par ailleurs un véritable dialogue et renforce les liens au sein de l'entreprise. Une newsletter authentique et cohérente crée un rendez-vous où les différentes parties prenantes peuvent entendre et être entendues.
D'ailleurs, vous savez ce qui inspire confiance ? Un email bien signé !
La newsletter est aussi un excellent moyen de mettre en valeur les individus qui participent à l'entreprise. Et les moyens pour y parvenir sont légion ! Avec un zoom sur un projet ou un département, ou un focus sur des réussites récentes, par exemple, vous créez un sentiment de fierté collective et une culture de l'appréciation.
Ce climat positif encourage aussi la curiosité et les échanges au sein des équipes. Un cercle vertueux est créé, dans lequel le partage d'informations et de savoirs rend le travail collectif plus riche.
À l'échelle individuelle, les collaborateurs se sentent valorisés pour leur travail. Et (on ne vous l'apprend pas), des employés dont on reconnaît les forces sont plus à même de donner le meilleur d'eux-mêmes.
Vous avez compris le pouvoir de la newsletter pour votre entreprise, et vous n'attendez plus qu'une chose : vous mettre à la rédaction ! Comme les choses sont bien faites, nous passons justement à la partie tuto de cet article.
Voici nos meilleurs tips pour concevoir une newsletter engageante et stimulante pour vos équipes. Sentez-vous libre d'appliquer un, deux, ou l'ensemble de ces conseils selon les besoins de votre structure.
Vous est-il déjà arrivé de tomber sur un magazine avec un nom catchy, du genre « Super Tracteurs Mag » ? Vous qui n'aviez aucun intérêt particulier pour les machines agricoles, le titre à lui seul vous a soudainement donné envie de feuilleter le périodique...
Dans ce cas, vous connaissez le pouvoir d'un titre accrocheur. Un pouvoir à canaliser pour votre newsletter ! Après tout, c'est la première chose que voient vos lecteurs. Un intitulé trop impersonnel risque de faire passer votre publication à la trappe. En revanche, un nom bien choisi attise la curiosité, crée l'attachement et instaure un rendez-vous identifiable.
Choisissez un nom de newsletter qui donne envie de vous lire et qui reflète la personnalité de votre entreprise. Un nom facile à retenir et intemporel sera préférable.
Après le nom, l'en-tête (ou header) est le second élément qui saute aux yeux de vos lecteurs.
Bien plus qu'un encadré annonçant la couleur de votre newsletter interne, c'est un véritable espace stratégique à mobiliser pour rendre votre communication attractive. Le header rend en effet votre newsletter reconnaissable, tout en renforçant la cohérence visuelle de votre communication.
Concevez donc l'en-tête à l'image de votre entreprise, en y insérant par exemple votre logo, une typographie adaptée à votre identité visuelle, vos couleurs et vos visuels. Vous pouvez aussi adapter le header en fonction des saisons ou des temps forts de l'entreprise, pour le rendre plus vivant.
Pensez aussi à soigner votre objet mail, qui vient juste avant le header et joue un rôle déterminant dans le taux d'ouverture ! Pour ce faire, un simple ajout du prénom de chaque collaborateur peut faire toute la différence.
Vous aurez beau concevoir la newsletter la plus enthousiasmante, complète et interactive de toute l'histoire des newsletters, si vous l'envoyez au mauvais moment... cette dernière pourrait bien tomber aux oubliettes. Le choix du jour et de l'heure de diffusion est donc loin d'être anodin !
Certains moments sont moins judicieux que d'autres. Par exemple, les débuts de semaine en entreprise sont souvent riches en emails opérationnels, tandis que les vendredis soirs ouvrent le week-end et sont donc propices à la relaxation.
Choisissez donc des créneaux où vos collaborateurs sont les plus réceptifs. Rien ne vous empêche de tester différents moments de la semaine, ou mieux, d'interroger directement vos équipes quant à leurs préférences !
Enfin, créneau fixe ou variable selon les besoins de votre com' interne, à vous de juger. Un rendez-vous fixe tend tout de même à créer une habitude, ce qui peut favoriser l'attention et améliorer vos chances d'être lu.
Aussi important que le moment d'envoi, le choix de votre audience est déterminant pour une newsletter impactante. Cela vous surprendra peut-être, mais une newsletter ne doit pas nécessairement consister en un seul et même message pour l'ensemble des équipes !
C'est notamment vrai pour les grandes structures, avec des collaborateurs aux savoir-faire et rôles très différents (managers, nouveaux arrivants, équipes terrain, etc.). Il peut alors être pertinent de segmenter vos listes de diffusion et d'adapter, voire de modifier complètement le contenu de votre newsletter selon chaque liste.
En prenant ainsi en compte les différentes audiences avec leurs spécificités, vous optimisez vos chances de toucher votre cible et de créer de l'engagement.
Attention cependant à ne pas segmenter à l'excès, ce qui pourrait atténuer la dimension fédératrice de votre newsletter. Optez donc pour un message socle commun, enrichi de contenus plus ciblés.
Par « ce qui compte », nous entendons, d'une part, les informations concrètes qui aident vos collaborateurs à mieux évoluer dans l'entreprise. Mais aussi, les contenus qui engagent l'audience et humanisent votre communication. Vous devez donc trouver un équilibre entre données pratiques et messages captivants.
Votre newsletter doit ainsi traiter des infos qui font sens pour vos équipes, comme les décisions stratégiques, les évolutions organisationnelles et opérationnelles, les projets en cours, les actualités, etc. Mieux vaut éviter les informations trop abstraites, et s'attacher à rendre le message aussi clair et transparent que possible.
Votre newsletter doit également intégrer des contenus qui reflètent la culture de l'entreprise et les personnes qui la font vivre. Pensez : zooms sur des services, storytelling autour d'un projet ou encore portrait de collaborateur.
Petits ou grands, tous les succès méritent d'être partagés ! Aussi, pour une newsletter qui crée l'enthousiasme, faites la part belle aux victoires individuelles et collectives.
Objectif important atteint, signature avec un client important ou nouveau produit, ces moments significatifs renforcent le sentiment d'appartenance chez vos collaborateurs. Vous créez ainsi les conditions propices pour que chacun apporte sa meilleure participation tout en développant son esprit d'équipe.
Et rappelez-vous : les victoires ne sont pas que chiffrées, elles sont avant tout humaines. Votre newsletter pourra ainsi célébrer les collaborations réussies entre partenaires ou équipes ou les projets solidaires.
La newsletter permet non seulement de diffuser les informations ponctuelles, mais aussi de tenir vos collaborateurs informés de l'avancement des travaux en cours.
Tenir au courant quant aux plans d'actions, stratégies ou projets de l'entreprise permet de créer un climat de confiance et de rassurer les équipes en leur transmettant les résultats de leur travail. Vous donnez également de la visibilité en montrant clairement ce qui a été accompli et ce qui reste à faire.
Du même coup, vous cultivez la transparence et la cohérence, deux facteurs cruciaux pour une expérience collaborateur optimale.
Que serait votre entreprise sans son afterwork hebdomadaire ? Après tout, c'est là que les liens entre collègues se renforcent et que les meilleures idées voient le jour !
Dans votre newsletter interne, réservez une place aux événements qui ponctuent la vie de votre compagnie. Mentionnez séminaires, ateliers, formations et célébrations pour maintenir l'adhésion des équipes et maximiser le nombre de participants.
Une newsletter qui prend le temps de souligner ce qui se produit en dehors de l'opérationnel pur soutient une démarche globalement centrée sur l'humain.
La communication autour de vos events se fait en amont et en aval ! Aussi, avant l'événement, prenez un moment pour une présentation rapide et pour rappeler la date. Après l'événement, intégrez quelques lignes, témoignages et photos pour constituer une mémoire collective et stimuler la participation à l'avenir.
Pour que vos collaborateurs se sentent vraiment concernés, il est toujours bon de leur donner la parole. C'est d'autant plus vrai pour un touch point par nature descendant comme la newsletter. Prévoyez donc tribunes, témoignages ou portraits dans votre newsletter pour donner des visages à votre entreprise.
Ces contenus sont précieux parce qu'ils permettent à chacun de mieux comprendre les différents parcours, expériences et savoir-faire qui font vivre la structure. De plus, ils permettent une meilleure représentation des différents corps de métiers.
Enfin, encourager ces contributions est un excellent moyen de délaisser la communication descendante (légèrement désuète et assez peu efficace) au profit du dialogue. Votre newsletter devient ainsi un espace d'expression collectif et plus un simple outil institutionnel.
Dans un monde professionnel toujours en mouvement, se former régulièrement pour acquérir de nouvelles compétences est indispensable. Les collaborateurs doivent constamment mettre à jour leurs savoir-faire pour un travail optimal et une confiance d'acier !
Mobiliser le pouvoir de la newsletter pour encourager l'apprentissage est donc une excellente idée. Elle vous permet en effet de diffuser différentes ressources éducatives à l'échelle de votre entreprise.
Annonces de formations internes ou externes, modules en e-learning ou séminaires... Consacrez régulièrement un espace dans votre newsletter pour promouvoir les opportunités de croissance professionnelle et personnelle.
Au-delà de l'acquisition pure des compétences, vous nourrissez une culture de la curiosité et du développement de soi par l'apprentissage. Un climat bénéfique pour surmonter les obstacles et trouver des idées brillantes !
Surcharger une newsletter d'informations inutiles et rébarbatives ? La meilleure manière pour qu'elle soit reléguée sans ménagement à la corbeille...
Pour que votre newsletter capte et surtout conserve l'attention de votre lecteur, faites simple et efficace !
Hiérarchisez les informations, en commençant par les plus pressantes et en terminant par les plus anecdotiques. Privilégiez les textes courts et aérés avec idéalement une idée par phrase, et faites des paragraphes. N'hésitez pas à utiliser les listes à puces pour résumer les notions clés.
De façon générale, pensez votre newsletter comme une vitrine plutôt que comme un magasin entier où tout peut être acquis d'un coup. Vous introduisez les sujets, sans vous perdre en détail - un sujet qui nécessite un approfondissement pourra être développé dans un document à part.
Attention, cependant : formulations simples ne signifie pas froideur. Assurez-vous de conserver un ton chaleureux et en accord avec votre culture d'entreprise.
Certes, les informations que vous transmettez dans votre newsletter sont importantes. Mais même en communication institutionnelle, fond sérieux ne doit pas nécessairement signifier forme froide. En fait, plus vous humanisez votre message, mieux ce dernier est susceptible d'être reçu. À contrario, un ton trop institutionnel risque de dissuader votre audience.
Veillez à utiliser un langage positif et tourné vers l'amélioration. Mettez en lumière ce qui fonctionne, remerciez vos équipes pour le travail accompli, reconnaissez les contributions de chacun pour stimuler la motivation. Vous pouvez aussi intégrer des éléments plus courts, comme des citations inspirantes ou des anecdotes positives.
Un message positif repose non seulement sur le message, mais aussi sur le choix des mots. Utilisez par exemple un langage inclusif, accessible et en accord avec votre culture d'entreprise.
Vous devez voir votre newsletter comme une rupture dans le quotidien de vos équipes. Elle doit intervenir comme une communication à part entière capable de rafraîchir les esprits tout en transmettant les informations importantes du moment. Ce qui nous amène au tip suivant !
Votre newsletter peut aussi être l'occasion pour vos collaborateurs de faire un « break » dans une semaine chargée. Et pour cela, rien de tel qu'un humour bien dosé !
D'abord, parce que l'humour induit un état de relaxation qui aère l'esprit, facilite l'assimilation de l'information, et permet de retenir plus facilement un message. C'est aussi un fantastique moyen de renforcer le lien de proximité entre les salariés et leur entreprise, en montrant que cette dernière est aussi capable de légèreté.
Insufflez de l'humour dans un visuel ou dans le corps du message, sous forme de jeu de mots, d'une anecdote amusante ou d'un GIF pour une touche de modernité.
Veillez toutefois à l'utiliser à bon escient : trop d'humour dans une newsletter pourrait diluer le message. De même, l'humour utilisé doit réunir et pas exclure. Mieux vaut éviter les références trop niches, les sujets sensibles ou les blagues qui pourraient être mal comprises selon les cultures ou les expériences de chacun.
Vous l'aurez sans doute remarqué : le visuel est désormais omniprésent, y compris dans le monde professionnel. Il est donc naturel d'intégrer la vidéo dans vos newsletters. Une pause bienvenue dans un format principalement textuel !
La vidéo permet en effet de rendre les messages longs plus digestes, plus incarnés et plus faciles à retenir. Dans votre newsletter, vous pouvez l'employer pour toutes sortes de rubriques : message de la direction, tutoriels sur les bonnes pratiques, présentation d'un projet, etc.
Par ailleurs, grâce à la vidéo, vous donnez un visage à votre structure en faisant intervenir la direction et les collègues. Résultat : une entreprise plus humaine, à laquelle il est plus facile de s'identifier.
Petit conseil : assurez-vous que les vidéos soient accompagnées d'un petit texte de contextualisation ou de sous-titres. Ainsi, chacun pourra en saisir pleinement le contenu !
Rien de pire pour l'implication collaborateur que les formats monotones... Diversifier les formats est indispensable pour que vos collaborateurs aient vraiment envie de lire votre newsletter de A à Z !
Alternez donc articles courts, interviews, quiz et listes pour garantir une attention maximale et répondre aux différents besoins de lecture de votre audience. N'hésitez pas à varier les formats d'une newsletter à une autre en fonction de vos sujets.
Pensez aussi à adapter le format à l'information que vous transmettez. Des données chiffrées seront par exemple mieux transmises par une infographie. Une série d'étapes pourra être détaillée grâce à une liste à puces. Enfin, pour un témoignage, un texte à la première personne sera idéal.
Aujourd'hui, une grande partie des emails sont consultés sur smartphone. Il est donc indispensable de concevoir une newsletter responsive, c'est-à-dire adaptée à la lecture sur mobile.
Ce faisant, vous garantissez à votre audience une lecture fluide et donc une meilleure concentration. Les textes sont également plus lisibles, les images s'affichent convenablement, et les liens et boutons sont cliquables facilement, ce qui garantit une meilleure interaction avec votre contenu. E
En revanche, une newsletter mal optimisée peut altérer l'expérience de lecture, et vos collaborateurs passent alors peut-être à côté d'informations cruciales !
Toujours côté UX, prenez aussi soin de la hiérarchie visuelle, en rendant notamment vos titres bien visibles et en intégrant des espaces blancs. Un design épuré, là encore, c'est une transmission optimisée des informations !
La newsletter interne, c'est un peu comme un concentré de votre entreprise : elle contient des informations spécifiques, un langage, une culture et une identité visuelle propres.
Profitez donc de la newsletter pour y déployer pleinement l'ADN de votre compagnie, en intégrant des visuels alignés avec votre charte graphique, en parlant des sujets pertinents et en adoptant le ton qui vous ressemble.
Le tout est de rester authentique : une newsletter qui reflète l'expérience vécue par les collaborateurs sera toujours plus crédible et engageante qu'un message trop lisse ou déconnecté du terrain.
Vous voulez vraiment mobiliser le pouvoir de la newsletter ? Ne faites pas l'impasse sur les CTA, ou call-to-action (« appel à l'action » en anglais) ! Ces derniers invitent à interagir avec le contenu, et proposent une suite logique à la lecture par l"action concrète.
Il peut par exemple s'agir d'inviter à s'inscrire à un séminaire, à répondre présent à un événement interne ou à consulter un document opérationnel. Le CTA est un excellent moyen de donner une tangibilité au propos de la newsletter, de l'ancrer dans le réel.
À noter : les CTA doivent être clairs, visibles et pas trop nombreux pour éviter toute confusion. Faites en sorte d'intégrer vos CTA à un élément visuel interactif et dynamique, comme une bannière mail.
Nous vous parlions plus haut des contenus collaborateurs, et c'est déjà une excellente manière de les impliquer dans la newsletter interne.
Cependant, vous pouvez aussi les inviter à participer en partageant seulement leurs idées pour les prochaines éditions, ou bien en formulant un retour honnête, par exemple via un mini-sondage. Il est essentiel de rester ouvert aux remontées pour pouvoir adapter la newsletter aux attentes et préférences de ceux qui vous lisent.
Ce faisant, vous aidez vos équipes à s'approprier une partie de la communication interne et vous participez à un vrai dialogue au sein de l'entreprise.
Eh oui, comme toute stratégie ou outil de communication, la newsletter aussi doit être évaluée ! Un suivi du taux d'ouverture, du taux de clic et de la participation vous aidera à mieux comprendre ce qui marche auprès de votre audience, et ce qui peut être amélioré.
Avec ces précieuses données, vous êtes en mesure d'adapter le contenu, les formats employés et la fréquence d'envoi. Servez-vous aussi de ces données pour créer le dialogue avec les équipes et concevoir ensemble une newsletter interne qui reflète les expériences de chacun.
Rendez votre newsletter plus dynamique et engageante en la terminant par une signature mail professionnelle.
Cet encart est bien davantage qu'une simple carte de visite virtuelle. Avec un design personnalisé, elle permet une communication impactante et porte l'identité de l'entreprise.
Agrémentée d'une bannière mail, elle peut même contenir des liens vers d'autres contenus, ce qui permet de développer ou de compléter le message de votre newsletter ou bien de diffuser des messages supplémentaires.
Maintenant que vous avez tous les ingrédients pour concocter une newsletter interne brillante, il ne vous reste plus qu'à procéder au lancement ! Voici comment faire en 5 étapes.
Vous connaissez la chanson : tout projet nécessite de clarifier des objectifs en amont ! Pour que votre newsletter prenne, vous devez donc avant tout définir votre « pourquoi » : voulez-vous plutôt assurer une bonne circulation de l'information ? Motiver vos teams ? Fournir des ressources utiles ?
Dans un second temps, prenez le temps de comprendre votre audience : qu'attendent vos collaborateurs de la newsletter ? Quel contenu les engagera vraiment ?
Il est maintenant temps de définir le fond et la forme de votre newsletter, en commençant par la ligne éditoriale. Cette dernière vous permettra de choisir le ton, mais aussi les différentes sections.
Côté forme, sky is the limit, comme le disent nos amis anglophones ! Les choix en matière de mise en page sont nombreux ; l'idée est de donner à votre publication une image alignée avec votre charte graphique. Assurez-vous aussi que la forme sert le fond : le visuel doit mettre en valeur le message plutôt que de constituer une distraction.
Le choix du format est déterminant pour la réception de votre newsletter : préférez-vous un format digital ou papier ? Pour une version digitale, vous pouvez diffuser par email ou via l'intranet de votre organisation.
Quant à la fréquence, privilégiez le réalisme et la régularité. Une newsletter est souvent mensuelle ou bimestrielle, mais le rythme peut être ajusté selon les besoins de votre entreprise. Le tout est de la délivrer à une fréquence qui fonctionne pour vos équipes.
Pour une conception et une diffusion efficace, le mieux reste de désigner un·e responsable et/ou des équipes en charge de la newsletter. Ceci garantit une meilleure coordination de la collecte d'information, de la rédaction et de la validation des contenus.
Comme conseillé dans cet article, n'oubliez pas d'impliquer vos collaborateurs dans l'écriture en intégrant des contenus rédigés par les salariés.
Félicitations : votre newsletter est lancée ! Il vous faut à présent mesurer son impact à l'interne. Pour ce faire, analysez les taux d'ouverture, les feedbacks de vos collaborateurs, ainsi que leur niveau d'engagement avec votre publication.
Ces données vous donnent la possibilité d'ajuster votre newsletter au besoin en modifiant le format, le contenu ou la diffusion. Rien de tel qu'une bonne écoute pour une communication interne à la mesure de votre entreprise !
Chaque newsletter est unique en fond et en forme, avec des objectifs variables. Pour vous donner de l'inspiration, voici donc 5 exemples de newsletters internes engageantes. Et rappelez-vous : vous pouvez mélanger ces différents types de newsletters pour concevoir une publication répondant aux besoins de votre entreprise.
Ce type de newsletter fait des employés le coeur du sujet ! Il s'agit ici de donner la parole aux collaborateurs, de mettre en valeur les personnes qui font l'entreprise et de solidifier le lien humain.
Dans ce type de newsletter, le contenu est largement piloté par les collaborateurs eux-mêmes, ce qui permet aux équipes de mieux s'identifier au contenu. Elle peut contenir des rubriques comme :
Notre tip : pour renforcer l'appropriation du support, invitez les équipes à contribuer en soumettant leurs contenus et idées de contenus.
Vous préférez mettre en place une newsletter interne qui privilégie la transparence et l'information stratégique ? Préférez une newsletter de type « Inside », qui plonge dans les coulisses de l'entreprise en expliquant ce qu'il s'y produit.
Ce type de newsletter est propice par exemple à :
Notre tip : parce que ce type de newsletter est plus « sérieux », il est bon de privilégier les formats courts, et d'alterner les informations institutionnelles avec des contenus plus légers.
Avec cette newsletter, les contenus dédiés aux réussites internes ont la part belle. Son rôle principal est de célébrer les accomplissements individuels et collectifs. Objectif : créer une dynamique interne optimiste et une vision tournée vers ce qui fonctionne.
Ses contenus typiques peuvent par exemple comprendre :
Notre tip : pensez à varier les formats pour mettre efficacement en lumière les différentes victoires, et n'oubliez pas de célébrer toutes les équipes, pas seulement les plus visibles.
Voilà une newsletter tournée vers l'avenir ! Avec ce type de publication, on met en évidence les capacités d'innovation, les idées qui fusent et l'agilité de l'entreprise pour promouvoir un horizon clair et plein de promesses.
Dans cette newsletter, on intégrera plutôt :
Notre tip : variez les formats pour des appels à contribution motivants, comme un sondage, une boîte à idée ou un hackaton interne.
Ce type de newsletter a pour but de rappeler et d'incarner les valeurs qui animent profondément l'organisation. Elle présente concrètement la mise en application de ces valeurs au sein de l'entreprise par les différentes pratiques et initiatives. Avec toujours pour but, de fédérer autour d'une vision commune.
Cette newsletter comprendra des sections telles que :
Notre tip : pour transmettre les valeurs, rien de mieux que le concret ! Misez plutôt sur des retours directs et des expériences vécues pour ancrer le propos dans la réalité.
Avec une communication régulière telle que la newsletter, il est important de varier les contenus pour ne pas tomber dans la routine et risquer de perdre l'attention de votre audience.
Pour nourrir votre créativité, voici donc 20 idées de rubriques efficaces, adaptables et faciles à mettre en place. Objectif : créer un rendez-vous que vos équipes attendent avec impatience !
Mettez en évidence les différentes composantes et individus de votre entreprise avec une rubrique « Focus sur... ». L'opportunité de mieux faire connaître un service, un projet ou un outil de travail.
Par exemple, profitez-en pour faire votre focus sur une section discrète de votre entreprise (IT, juridique, etc.), présenter son rôle, ses enjeux, son fonctionnement. Une très bonne manière de briser l'effet « silo » entre les services et de cultiver une compréhension transversale de la compagnie.
Vous avez certainement déjà été inspiré·e par une réussite. Qu'elle soit réelle ou fictive (par exemple, dans un film), vous vous êtes senti·e galvanisé·e et avez eu envie de redoubler d'efforts pour parvenir à vos objectifs.
Mobilisez le pouvoir du récit en présentant une success story dans votre entreprise. Elle peut consister en une collaboration fructueuse, l'évolution de votre offre, ou encore un succès personnel ou d'équipe. L'idée est de raconter cette victoire en détaillant son déroulé, ses embûches, les solutions apportées et le succès final.
N'hésitez pas à employer le storytelling pour rendre la lecture stimulante et toucher la corde sensible chez vos collaborateurs.
Vous cherchez une idée de rubrique courte et utile ? Adoptez la section « tips du jour », une liste de conseils pratiques pour faciliter la vie de vos équipes. Le type d'astuces que vous proposez peut concerner un métier spécifique, l'organisation du travail ou même des astuces bien-être.
Exemples : une checklist pour bien démarrer sa semaine ; des outils pour une meilleure communication entre collègues ; des techniques pour gagner du temps en réunion.
Conseil : présentez vos tips sous forme de liste à puces, pour une lecture rapide et adaptée au format mobile.
Spotlight sur les femmes et les hommes qui font vivre votre entreprise, avec « Dans les baskets de... ». Un nom volontairement familier pour créer un vrai lien de proximité (à adapter, bien sûr, selon la culture de votre entreprise) !
Dans cette section, il s'agit de décrire la journée type de l'intéressé·e selon son service ou corps de métier, avec ses challenges, ses spécificités, etc. Vous pouvez soit opter pour un format à la première personne pour un côté plus direct, soit employer la 3e personne pour accentuer le storytelling.
Cette rubrique vise à renforcer l'empathie et la reconnaissance mutuelle entre vos teams.
Dans une entreprise en effervescence, on a toujours du pain sur la planche ou un projet sur le feu ! Il est donc normal de passer à côté de certains moments clés, comme des événements ou des annonces stratégiques.
Pour permettre à chacun de rattraper le train en marche (oui, on aime les expressions imagées par ici), intégrez donc une rubrique adaptée. « Ce qu'il ne fallait pas rater ce mois-ci » résume les temps importants de l'entreprise. Elle donne également une seconde visibilité à des contenus publiés ailleurs (via l'intranet, par email ou lors de réunions).
Synthétiser ces infos montre que vous respectez le temps de vos équipes, tout en assurant une information uniforme à travers l'entreprise.
Votre newsletter doit être attrayante et raconter des histoires, cela ne fait aucun doute. Cependant, pour la maintenir bien ancrée dans la réalité de votre entreprise, rien de tel qu'une section chiffrée.
Intégrez donc une rubrique dédiée aux chiffres clés de la semaine ou du mois (performances, indicateurs RH, avancées sur un projet, etc.), que vous présentez sous forme d'une liste. À côté de chaque chiffre, ajoutez une ou deux lignes de contextualisation pour permettre de bien comprendre les enjeux et la signification.
Pour rendre le tout plus attirant, misez sur le visuel en présentant vos chiffres sous forme d'infographie.
Un classique dont on ne saurait se passer ! La rubrique actus vous permet de regrouper les informations organisationnelles et institutionnelles importantes : changement de direction imminent, nouveautés stratégiques, partenariats, etc.
Pour plus de transparence, n'oubliez pas de préciser les raisons d'une nouveauté ou de contextualiser autant que possible l'info, sans vous perdre en détail. Il s'agit de transmettre l'information sans détour, de façon à éviter toute confusion.
Cette rubrique peut devenir un vrai pilier de votre newsletter, où les collaborateurs peuvent retrouver des informations fiables et à jour.
« La seule constante dans la vie est le changement. » – Héraclite
Et c'est tellement vrai dans la sphère RH. Une entreprise est constamment rythmée par les arrivées et les départs de collaborateurs. Des moments charnières, avec un impact inévitable, sur le plan du travail comme sur le plan humain.
Quand un collaborateur fait son entrée ou quitte l'entreprise, il convient de traiter l'événement comme il se doit, par exemple dans une rubrique « Bienvenue à/Bon vent à ».
En présentant les nouveaux arrivants (poste, parcours, anecdote personnelle), vous facilitez leur intégration dans l'entreprise. Remercier celles et ceux qui partent, c'est honorer leur contribution au sein de l'entreprise, et entretenir une culture de l'appréciation. Avec cette rubrique, vous replacez aussi l'humain au cœur de l'entreprise.
Une entreprise est un monde à part entière, avec sa culture, ses pratiques, mais aussi son langage. Un jargon qui n'est pas toujours clair ou accessible pour tout le monde...
Pour éviter les malentendus, enrichir le vocabulaire et faciliter la communication intra et inter-équipes, mettez en place une rubrique « mot du moment ». Vous éclairez instantanément un terme, un concept ou un acronyme flou, voire obscur pour certains employés. Les nouveaux arrivants, en particulier, vous remercieront !
C'est aussi l'occasion de mettre une valeur centrale ou une notion au premier plan, en expliquant ses enjeux et son application dans les pratiques quotidiennes.
On reste dans la sphère culture d'entreprise et culture générale ! Un encart court « Le saviez-vous » peut intervenir comme une pause constructive dans votre newsletter.
Ludique, captivante, voire surprenante, cette section est l'opportunité parfaite pour transmettre une donnée insolite ou peu connue sur votre entreprise. Vous pouvez par exemple évoquer une anecdote originale, parler d'un événement marquant ou mentionner une particularité qui fait l'unicité de votre structure.
Tous ces contenus rendent la lecture plus légère et enrichissent l'univers fascinant de l'entreprise.
Vous ne voudriez pas que vos collaborateurs manquent le célèbre bal de printemps de votre entreprise par simple inattention ! Rafraîchissez les mémoires avec une section simple et efficace intitulée « À vos agendas ».
Vous pouvez y consigner les événements festifs, mais aussi les réunions, formations, conférences, séminaires... Bref, tous les temps forts de l'entreprise qu'il vous paraît pertinent de mentionner.
Pour rendre l'événement plus attractif, n'hésitez pas à ajouter un lien vers un « trailer » vidéo qui donne une idée de l'atmosphère et détaille le déroulé. Vous pouvez faire connaître vos events et temps forts via des campagnes de signatures mail.
Avec la rubrique « Côté RH », vous donnez un coup de projecteurs sur les sujets liés à la vie des collaborateurs.
C'est l'occasion de parler des avantages sociaux, des politiques de diversité et d'inclusion, de bien-être au travail, etc. Ces thématiques étant souvent perçues comme complexes, profitez de la rubrique pour vulgariser et aider chacun à se les approprier.
Vous montrez ainsi que l'entreprise se soucie de ses collaborateurs.
Il vous est certainement déjà arrivé de « buguer » devant un nouvel outil informatique mis en place par votre service. Une expérience frustrante, qui vous fait de surcroît perdre de précieuses minutes dans votre journée !
Palliez à ce problème grâce à la section « mode d'emploi » de votre newsletter. Vous pouvez y proposer un guide pour rédiger un mail professionnel, un tutoriel court pour vous approprier un process interne, ou une simple checklist de bonnes pratiques.
Avec cette section, vos collaborateurs pourront fonctionner en plus grande autonomie (et ne se sentiront plus seuls face à leurs difficultés) !
Une entreprise transparente donne autant d'attention à ses accomplissements qu'à ses échecs. Les premiers mettent en évidence les forces internes, les seconds sont autant d'opportunités et de leçons pour s'améliorer.
Dans cet esprit, incluez dans votre newsletter une rubrique « Top et flop », au titre volontairement léger pour dédramatiser les challenges. Vous pouvez y décrire ce qui a porté ses fruits récemment, mais aussi ce qui a besoin d'être revu. Le tout est de faire preuve de tact et de bienveillance.
En présentant chaque top et flop comme un fait collectif, vous stimulez le travail d'équipe et l'envie de collaborer pour continuer à briller/surmonter les obstacles ensemble.
En parlant de travail collectif : mettez en exergue la force du groupe avec une rubrique intitulée « Plus forts ensemble ». Il s'agit ici de dépasser la dimension intra-équipes pour adopter une vision plus transversale.
Présentez-y les projets entre différentes teams, départements ou services, en expliquant comment ces groupes ont travaillé ensemble. Vous montrez ainsi que des ponts peuvent être créés entre les savoir-faire pour donner lieu à de nouvelles idées, booster le problem solving et atteindre les objectifs plus rapidement.
Ce n'est probablement pas une nouvelle pour vous : la responsabilité sociétale des entreprises (ou RSE) est de plus en plus centrale dans le monde professionnel. Ces engagements éthiques et environnementaux sont désormais cruciaux pour les collaborateurs, qui veulent sentir que leur entreprise contribue à bâtir un monde plus juste.
En consacrant un espace à la RSE dans votre newsletter, vous rappelez votre implication dans ces sujets, et montrez l'impact concret de vos démarches. Une façon inspirante de fédérer autour de vos valeurs.
Voire même, d'éveiller des vocations : vos collaborateurs pourraient être inspirés à s'impliquer dans des causes environnementales/humaines qui leur sont chères !
Donnez un peu de légèreté à votre newsletter avec une rubrique « minute fun », pour se détendre l'esprit et repartir de plus belle !
Les possibilités sont infinies, à vous de trouver le divertissement qui correspondra le mieux au style de votre entreprise : quiz ou devinette, mini-jeu, test de personnalité, ou encore photo ou vidéo insolite.
Par nature, cette rubrique est faite pour être renouvelée : proposez une nouvelle idée à chaque édition, par exemple selon le sujet de la newsletter ou les temps forts du moment.
Vous est-il déjà arrivé de faire une présentation dans laquelle vous aviez mis toute votre âme... et n'avoir obtenu en retour que regards confus et bruits de criquets ? Si une newsletter traite d'un sujet un peu technique, c'est l'effet qu'elle peut faire.
Pour dissiper le flou, pensez à intégrer une FAQ (foire aux questions) pour permettre de répondre aux interrogations les plus fréquentes autour d'une thématique. Les questions peuvent aussi être plus généralistes et ne pas concerner directement les sujets abordés dans la newsletter.
Dans tous les cas, invitez vos équipes à transmettre leurs questions dans un premier temps, pour traitez-les selon leur pertinence ou leur lien avec la newsletter.
Courte et impactante, la citation est un excellent moyen de commencer ou de terminer une newsletter. Elle invite à réfléchir ou à changer de perspective, ou bien insuffle une nouvelle dose de motivation.
Sélectionnez votre citation selon sa pertinence ou le lien de son auteur·rice avec votre entreprise. Elle peut être reliée aux valeurs de l'organisation, à l'actualité ou à la thématique générale de la newsletter.
Avis aux mystiques (et même aux cartésiens) : c'est l'heure de l'horoscope ! Que celui ou celle qui n'a jamais ouvert un journal seulement pour consulter les astres nous jette la première pierre.
Terminez votre newsletter par une section horoscope version corporate, avec, par exemple, des conseils pour chaque signe pour s'épanouir au travail. Autre option : remplacer les signes du zodiaque par des équipes ou des corps de métier !
À prendre avec humour, cette section permet de finir sa lecture avec un sourire et une vision positive sur le reste de la semaine.
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Vous êtes encore avec nous ? Bravo à vous ! Nous espérons que ces conseils approfondis vous auront donné toutes les clés pour mettre en place votre newsletter interne idéale.
Vous voulez des conseils pour rendre vos communications (internes comme externes) efficaces en atténuant le côté marketing ? Découvrez également comment concevoir des campagnes email qui passent inaperçues.
Yes, with the 'Campaigns' offer, it is possible to track the number of clicks on the email signatures of all your employees in the 'Statistics' area of the platform.
You can then access a detailed or global view of the number of clicks on the email signatures of each employee. You can use the search option to target a specific signature or a given period. Finally, you have the possibility to export all statistics to an Excel document.
If you launch campaigns with banners inserted in your email signatures, you can also access their performance via this same space.
With Letsignit, you can easily add social network icons in your collaborators' email signatures and link to your company pages. Also, our "attributes" feature allows you to manage personalized URLs for each of your collaborators such as their individual LinkedIn profile.
And that's not all: you can add links to an appointment-setting application, allow your customers to leave reviews easily, and integrate our 'Chat on Teams' widget to let anyone start a discussion via Microsoft Teams chat.
It’s up to you! As an administrator of the Letsignit platform, you choose whether or not to grant modification rights to your employees. These permissions are managed on an attribute-by-attribute basis, which means that you can decide to allow the employee to change their phone number, but not the address of your premises, for example.
This feature applies to all attributes in your directory, including custom attributes created on Letsignit. When your employees change one or more attributes, your directory is obviously not affected.
It often happens that employees make their email signature their own: custom format, bad fonts, colors inconsistent with the brand standards... all of this has an impact on your brand!
A consistent visual identity is considered authentic and outperforms a perceived weak one by 20%. And, your customers are 2.4 times more likely to buy your products.
With Letsignit, take back control over your brand identity by standardizing all your email signatures. Our tool has many features that allow you to customize your signatures by department, by audience or by subsidiary. Not to mention the possibility of carrying out campaigns within your email signatures thanks to our Campaign offer.
What is the user experience like for our employees?
In both cases:
In short, they have autonomy in their email signature, but you keep control on the field, signatures, and banners they can edit or use.
With our "multi-signature" feature, your employees can benefit from multiple email signatures. No technical manipulation is required. Thanks to our Add-in for Outlook or the desktop app, they can change their email signatures as they wish with just a few clicks.
Regarding the creation of email signatures, you can make several variations such as:
Everything has been thought of to go further in the personalization process based on the recipient of your emails.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
If sending emails has an impact, non-optimized email signatures also have an impact. An unsuitable format or an image that is too heavy considerably increases the size of your signatures... and therefore, your emails.
As a responsible economic actor, we contribute to reducing our CO2 emissions and those of our customers in several ways:
As we are increasingly involved in sustainability initiatives, our priority in 2023 is to develop even more green IT functionality.
Une newsletter interne est un outil de communication (plutôt descendant) qui consiste en une publication régulière adressée aux collaborateurs. Elle diffuse les informations clés et actualités de l'organisation, tout en créant du lien à l'interne et en renforçant la culture d'entreprise.
On peut distinguer trois objectifs principaux de la newsletter interne : informer, engager et fédérer. Elle fait circuler l'information de façon fluide et uniforme, et galvanise les équipes avec un contenu positif.
Si vous cherchez un outil complet pour créer et suivre votre newsletter interne de A à Z, vous pouvez vous tourner vers une solution telle que We Advocacy. Ce type de plateforme vous permet de personnaliser votre newsletter à partir d'un template, programmer sa diffusion et mesurer ses performances.
